Značaj standarda u poslovanju

Danas, više nego ikada pre, kompanije se susreću sa temeljnim promenama u načinu na koji rade. Digitalna transformacija, veliki podaci (Big Data), veštačka inteligencija (AI), mašinsko učenje (Machine Learning), Internet stvari (IoT – Internet Of Thing) samo su neke od novih skraćenica koje proširuju već postojeće relativno dobro poznate ERP, CRM, DMS, CMS i sl.

Poslovna praksa i teorija se danas stalno procenjuju iznova i iznova kako bi kompanije opstale na tržištu, povećale tržišni udeo, smanjile troškove, podigle kvalitet proizvoda ili postigle i zadržale konkurentnu prednost.

Globalna ekonomija postaje stvarnost, a izazovi standardizacije sve kompleksniji. Standardi su kritični za preživljavanje u globalnoj (digitalnoj?) ekonomiji. Sve prisutniji međunarodni ugovori pred lokalne kompanije stavljaju izazove takmičenja sa globalnim igračima. Standardizacija može biti put i način da se snize trgovinske barijere i uspešno konkuriše globalnim igračima.

U ovom uvodnom tekstu o standardima pokušaćemo da za početak samo dodirnemo temu značaja standarda, da otvorimo priču o tome šta su standardi i kako mogu pomoći organizacijama.

Standardi. Sjajna stvar. Svako bi trebao da ima svoje.

Šta je standard?

Standard je suštinski dokument u kome je opisan proces i način obavljanja određene poslovne aktivnosti (poslovnog procesa), osnovnih osobina procesa i očekivanih rezultata procesa.

Koji standardi postoje?

Postoji mnogo standarda u poslovanju. Standardi postoje za skoro svaku delatnost. Standardi mogu biti interni i eksterni.

Interni standardi predstavljaju definisane načine rada unutar kompanije zasnovanih i napisanih na osnovu iskustva te pojedinačne kompanije.

Eksterni standardi su oni koje definišu treće strane, nezavisni stručnjaci na lokalnom, državnom ili internacionalnom nivou. Najpoznatija međunarodna organizacija za eksterne standarde je svakako ISO (www.iso.org).

I jedni i drugi su značajni, a najgori scenario je da ne postoje nikakvi.

Neki od standarda su vam sigurno poznati. Standardi mogu biti razni:

• Standardi u vezi sa proizvodima i uslugama (deklaracije, proizvođačke specifikacije, recepti, normativi,…)
• Standardi upravljanja (Upravljanje kvalitetom ISO 9000, Upravljanje kontinuitetom poslovanja i sl.)
• Standardi sigurnosti (ISO 27000 i sl.)
• Lični standardi i sertifikati (PANTHEON sertifikati i sl.)
• Građevinski standardi – za zgrade i sisteme koji se ugrađuju u kuće, zgrade ili neke druge građevinske objekte
• I mnogi drugi…

 

Čemu standardi služe i kako pomažu kompanijama?

Standardi služe da opišu, dokumentuju, objasne i naznače načine, rezultate i aktivnosti poslovnih aktivnosti. Standardi služe i tome da se ne bi svakom pojedinačnom novom (ili starom) zaposlenom objašnjavalo usmeno kako nešto treba da se radi. Standardi služe i tome da se postave određeni parametri uspešnosti (KPI – Key Performance Indicators) poslovnih procesa, proizvoda ili nečeg trećeg kako bi se pratili efekti procesa.

Standardi omogućavaju uspostavljanje, praćenje i optimizaciju poslovnih procesa. Često kompanije imaju svoje interne standarde koji su čak strožiji u odnosu na eksterne internacionalne ili nacionalne standarde.

Standardi, dodatno, pomažu boljem upravljanju kompanijom. Standardi pomažu kontroli kvaliteta (ISO 9000). Standardi pomažu povećanju sigurnosti (ISO 27000).

 

Uloga informacionog sistema u standardima?

Kada govorimo o standardima, govorimo o dokumentovanim, merljivim i upravljivim poslovnim procesima. To znači da su mu potrebni opisi procesa, podaci i informacije, izveštaji i metrike, kao i jednostavan proces odlučivanja na osnovu prethodnog.

Informacioni sistem ERP kategorije, kao što je PANTHEON, pomaže kompanijama upravo u definisanju, praćenju i merenju poslovnih procesa, zatim, pomaže smeštanju podataka i informacija na jedno mesto, i izveštavanje i metrike na osnovu tih podataka.

Ako, primera radi, kažemo da je proces poručivanja u našoj kompaniji standardizovan na sledeći način: kupac šalje upit ili zahtev za ponudu, prodavac proverava raspoloživost i cene i šalje ponudu kupcu, kupac prihvata ponudu i plaća dogovoreni iznos. Zatim prodavac šalje nalog magacinu za isporuku robe i roba se isporučuje kupcu. Svi ovi dokumenti (porudžbina, ponuda, otpremnica, račun) procesa poručivanja i isporuke se mogu naći u informacionom sistemu, tako da smo tu zadovoljili osnovni princip dokumentovanosti informacija, a dodatno smo omogućili da se uradi analiza efekata porudžbine i isporuke. Ako je standardom (internim ili eksternim) predviđeno da kupac od zahteva za ponudom do slanja ponude ne sme da čeka duže od 1 dana, onda kroz informacioni sistem možemo proveriti da li se to zaista i desilo. Kada kupac čeka duže od 1 dana, onda imamo neusaglašenost sa standardom i možemo pokrenuti korektivne mere kako bismo otklonili tu neusaglašenost i popravili efikasnost. Dodatno, kupac koji odgovor na svoj upit dobije i brže od jednog dana verovatno je da će biti mnogo srećniji i zadovoljniji nego kupac koji čega predugo. Zamislite samo sebe u ulozi kupca i setićete se da čekanje na odgovor nije toliko uzbudljiv i zanimljiv deo kupovine ?

Dakle, povećanje ukupnih performansi kompanije kroz definisane procese, parametre uspešnosti, metrike i analitiku i brže i bolje poslovno odlučivanje. Informacioni sistem kao da je pravljen sa standardima na umu, zar se ne čini tako?

ERP pomaže „pretakanje“ i „čuvanje“ znanja koje se nalazi u glavama ljudi u informacioni sistem koji je dostupan svima. Standardi se prirodno nadovezuju i opisuju ono što je već u ERP-u. A važi i obrnuto – ono što je u standardu, dosta pomaže implementaciji ERP rešenja.

Razmislite: da li zaista želite da sve procese, informacije i podatke čuvate na najnesigurnijem mestu, vašoj glavi?

Da li su mi standardi zaista potrebni?

Odgovor je ovde dosta jednostavan. Da, svakako. Standardi su neophodni za svako poslovanje. Čak i za mikro kompanije. Unapred definisan, dokumentovan način rada štedi vreme (i novac) čak i kada nije toliko očigledno. Setite se samo koliko se vremena uštedi kada umesto da objašnjavate kako se nešto radi, samo prosledite dokument u kojem je sve opisano. I to nije sve, naravno. Standardi podižu ukupne performanse kompanije (efikasnost, efektivnost), povećanje zadovoljstva kupaca, štede vreme i novac i na kraju, pomažu efikasnijem upravljanju kompanijama.

Pitanje za kraj je u stvari jednostavno: da li vaša kompanija može da funkcioniše bez vašeg svakodnevnog operativnog angažovanja? Ako je odgovor ne – vreme je za standardizaciju.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podelite dalje…