PANTHEON Workflow – šta može da uradi za vas?

Da li Vam je poznata sledeća situacija: svaki dan radite iste, dosadne ponavljajuće aktivnosti i zadatke na koje Vam ode veći deo dana, dok za „prave“ stvari, nikad nemate vremena? Svako se u svom radu sreo sa ovim užasnim potrošačima najdragocenijeg resursa: vremena. Zar ne bi bilo idealno, kada već u poslovanju koristimo računare, i te poslove prepustiti njima?

„U svojoj osnovi radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podaci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podaci pripremaju (mešaju, kuvaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što treba da uradite jeste da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.“

Šta je PANTHEON Workflow i šta omogućava?

PANTHEON Workflow je nova funkcionalnost PANTHEON ERP rešenja koja će svim korisnicima omogućiti sledeće: vizuelizaciju funkcija i procesa, merenje, analizu, poboljšanje i kontrolu svakog pojedinačnog procesa. Zatim, jednostavnu primenu odredbi GDPR-a, bezpapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata kroz celu organizaciju, automatsko prosleđivanje radnih zadataka odgovornim osobama, automatsko obaveštavanje putem email-a o statusima i aktivnostima procesa, izvršavanje specifičnih akcija nad podacima u bazi podataka kao i analizu uspešnosti izvršenja zadataka. Dodatno, na raspolaganju je moćan sistem praćenja trajanja svakog pojedinačnog zadatka i aktivnosti kako bi se precizno utvrdilo „gde je zapelo“ tokom izvršavanja aktivnosti procesa.

Dalje, primenom elektronskih računa biće moguće automatizovati slanje elektronski potpisanih računa kupcima, a primenom OCR (Optical Characher Recognition) tehnologije koja je u pripremi PANTHEON će ubuduće, prepoznavanjem ključnih elemenata računa, „prekucavati“ dokumente umesto vas. Još jedan dosadan posao za koji softver neće tražiti ljudski angažman.

U teoriji, vizuelizacija bi trebalo da omogući grafičko predstavljanje (dijagram) toka poslovnog procesa i povezanih aktivnosti samog procesa. Merenje bi trebalo da omogući utvrđivanje adekvatnih vrednosti ciljanih rezultata. Analiza bi trebalo da omogući poređenje različitih varijacija koraka istog poslovnog procesa kako bi se odredilo optimalno poboljšanje. Poboljšanje kao posledica analize znači da treba da se izabere najefikasniji način da se neki proces obavlja i da se taj način primeni na analizirani proces ili procese. Kontrola bi trebalo da omogući proveru da li se sve aktivnosti odvijaju u skladu sa definisanim procesom.

Sve to zajedno donosi prednosti mogućnosti analize i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na podacima iz svakodnevnog rada.

 „Nevidljivi“ procesi i podaci

Ako pogledate bilo koju kompaniju, nećete videti procese, a često ni podatke. Videćete ljude koji obavljaju svoje svakodnevne aktivnosti. Te aktivnosti generišu podatke, a odvijaju se po određenim pisanim (i nepisanim!) pravilima i zakonitostima. Dakle, poslovni procesi su prisutni svuda, samo su nekako „nevidljivi golim okom“. Ovaj problem je rešavan primenom poslovnih standarda, pisanjem uputstava ili procedura, internih pravilnika i sl. Opisi procesa i dijagrami tokova su uglavnom svoje mesto nalazili van poslovnog softvera u dokumentima na deljenim folderima na serverima ili u internim uputstvima na Internet portalu. Takve dokumente uglavnom niko nije čitao ili ih je čitao vrlo retko kad to postane neophodno ili kad je potrebno utvrditi zašto nešto nije ili jeste urađeno.

Sami procesi si su se odvijali uglavnom po nepisanim pravilima koja nigde nisu opisivana, sa koracima koje znaju samo pojedinci, te je mogućnost kontrole, a posebno unapređenja bila dosta ograničena. Primenom PANTHEON Workflow alata ovi i slični problemi bi mogli postati prošlost. Kako?

Praktična primena u PANTHEON-u

U svojoj osnovi radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podaci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podaci pripremaju (mešaju, kuvaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što treba da uradite jeste da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.

U PANTHEON-u se svaki poslovni proces može predstaviti vizualno kao dijagram izvršavanja zadataka. Zadaci mogu biti različiti: otvaranje neke forme, odobravanje dokumenata, skeniranje, slanje elektronske pošte, izvršavanje programskog koda ili zadavanja daljih zadataka i uputstava o tome kako izvršiti određene poslove. Unapred definisani poslovni procesi na taj način mogu olakšati i ubrzati rad i, što je najbitnije, mogu sniziti troškove rada.

Dodatno, vizualno prikazani poslovni procesi se lako sagledavaju, čak i najkompleksniji. To omogućava da se i novim zaposlenima lako i brzo objasni kako se i šta radi. Čak se ne mora ni mnogo objašnjavati (u teoriji, naravno). PANTHEON automatizacijom svakog korisnika „vodi“ kroz unapred definisan dijagram toka poslovnog procesa. Na taj način se eliminiše „problem čitanja uputstava“.

Uz PANTHEON i kroz PANTHEON definisane poslovne procese, program jednostavno kontroliše redosled koraka, a na sledeći korak se može preći samo ako su za to ispunjeni uslovi. Na taj način, korisnici mogu biti sigurni da će se proces uvek odvijati na isti način, bez nepotrebnih improvizacija.

Malo tehnike – bez toga danas ne može

Svaki zadatak se pokreće kao posebna instanca i automatski izvršava zadatke ili korisničke zadatke, može slati obaveštenja na definisanu email adresu o prethodnim i sledećim koracima. Može vršiti promene u bazi definisane zadatkom. Ono što je posebno važno jeste da promene radnog procesa ne utiču na zadatke koji se već izvršavaju. Definicije radnih procesa se čuvaju u PANTHEON bazi podataka. Tako da je sve na jednom mestu. Ukratko: prednosti koje kompanije mogu imati koristeći PANTHEON Workflow jesu veća kontrola, niži troškovi, jednostavniji i brži pristup podacima.

PANTHEON Workflow – prvi koraci

Najpre treba pripremiti poslovni proces. To znači pripremiti spisak dokumenata koji se koriste ili kreiraju u nekom poslovnom procesu i njihovo kretanje kroz firmu. Najbolja preporuka je da se na papiru prvo skicira kako teče poslovni proces, koji su koraci i zadaci. Zatim treba odrediti gde svaki proces počinje i gde se završava.

U ovom delu se najčešće utvrdi da svi rade slično, ali ne isto. Odnosno svi su u skladu sa svojim navikama modifikovali poslovni proces kako im odgovara. Zbog toga je ovaj prvi korak veoma značajan jer se na ovom mestu prave i prve promene i optimizacije koje će u budućnosti olakšati rad.

Važna napomena na ovom mestu jeste, da čak i ako se ne uspe iz prvog pokušaja dostizanje idealnog toka procesa, treba znati da postoji mogućnost da se kasnije izmeni bilo koji proces koji je definisan u PANTHEON-u.

Ovde treba malo razraditi detalje oko toga kako je ovo na prvi pogled jednostavno, ali kada se počne stavljati na papir, vidi se zapravo da ima mnogo sitnih koraka koje treba napraviti kako bi se jednostavan proces kao što je na primer prijem ulaznog računa jednostavno uradio.

A podaci? A GDPR?

Ako imate neku arhivu, papirnih dokumenta, opisa procesa, podataka van ERP-a i slično, sada je krajnje vreme za čišćenje, a prostor u kome se nalazila arhiva sada se može upotrebiti u druge svrhe.

Zašto je ovo važno? Krajem maja stupa na snagu novi zakon tzv. opšta uredba o zaštiti podataka o ličnosti (GDPR). Ovaj zakon nam određuje i brisanje podataka. Da korisnik ne bi trebalo da razmišlja kada će brisati podatke, može pripremiti poslovni proces koji će se pokrenuti na dan brisanja podataka.

Problem je to što ćete pogrešno unet predračun lako izmeniti ili obrisati, ali šta sa podacima o ličnosti koji se nalaze svuda u sistemu i povezani su sa mnogim aktivnostima i operacijama. Uzmimo samo najjednostavniji primer, a to je da treba ukloniti podatke o komercijalisti koji je te dokumente radio i bio zaposlen u kompaniji pre 10 godina? Ima li jednostavnog rešenja? Ima, ako koristite PANTHEON.

U ovome u velikoj meri pomaže klasifikacijski plan. Kada se priprema klasifikacijski plan važno je da za sve dokumente i podatke u njima definišemo period čuvanja odnosno skladištenja koji je definisan zakonom, kao i lokaciju skladištenja podataka.

Ono što je važno naglasiti, a u skladu je sa idejom bezbednog upravljanja informacijama jeste da se u klasifikacijskom planu eksplicitno definiše gde se čuvaju podaci dobijeni u svakom poslovnom procesu. Ovo je važno napomenuti ako skenirate dokumenta ili ih primate putem email-a, dakle dokumenata čije je mesto nastanka van PANTHEON baze podataka, a to je najčešći slučaj sa primljenim računima.

Nijedan proces nije ostrvo

Svi poslovni procesi se mogu međusobno povezati, odnosno koristiti druge definisane procese unutar jednog procesa. To znači da se mogu napraviti složeni procesi koji će se sastojati iz više potprocesa. Zato je važno kada se definišu procesi da se prvo razmotre osnovne operacije koje se kasnije mogu koristi i u drugim procesima.

Primera radi, ako smo definisali radni proces skeniranje računa koji ima neke svoje korake, taj isti osnovni proces možemo pridružiti bilo kom drugom procesu koji sadrži u sebi skeniranje računa. Vrlo je jednostavno, bilo koji račun (ulazni ili izlazni) procesiramo na isti način: skeniramo, klasifikujemo i sačuvamo na za to definisanom mestu. Može se primetiti da je i klasifikacija novi potproces koji ima neke svoje aktivnosti. Na kraju svaki skenirani i klasifikovani dokument će se (u početku) morati pregledati jednostavno zbog toga da se vizuelno utvrdi da li je sve prošlo kako treba. I taj proces: proces pregled dokumenta je proces za sebe koji se opet može pokretati i koristiti iz drugih poslovnih procesa.

Međusobna povezanost svih „stvari“

Ideja je jasna, sve procese treba popisati, videti procese koji se ponavljaju u svim drugim procesima i zatim i njih definisati kao procese. Svi procesi su međusobno povezani, i potprocesi se aktiviraju na za to predviđenim mestima. Svi procesi se mogu pokretati ručno, ali i automatski u određeno vreme, ili u skladu sa definisanim događajima, aktivnostima ili zadacima („okidačima“).

Sve je povezano, samo je sada uz PANTHEON Workflow vidljivo – „holistički“ pristup poslovanju, podacima i procesima. I na ovaj način možete napraviti sve što želite. Ostaje samo pitanje: Šta Vi želite automatizovati kroz PANTHEON Workflow?

Izvor: PC Press/Maj 2018.