Sve što treba da znate o elektronskim fakturama

Svi govore o e-fakturisanju. Digitalizovani procesi fakturisanja obećavaju ogromne uštede, između 60 i 80 procenata u poređenju sa fakturisanjem procesa na papiru. Pozitivna strana prelaska na e-fakturisanje uključuje: smanjenje grešaka prilikom unosa, skraćeno vreme obrade i bolju kontrolu protoka novca. E-fakturisanje postaje zakonska obaveza.

Šta je tačno elektronska faktura – eRačun, koji su izazovi u e-fakturisanju, kao i šta bi sve trebalo da ima jedno rešenje za elektronsko fakturisanje, pročitajte u nastavku.

Šta je elektronska faktura / eRačun

eRačun je dokument koji je elektronski kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku.  Da bi jedan eRačun bio ispravan, zakonski mora posedovati dve forme: unutrašnju (tehničko-programska šema) i spoljašnju (vizual).

• Šta su aplikativni sertifikat i vremenski žig?

Kao što je i navedeno u prethodnom odgovoru, elektronski račun mora se elektronski i overiti. U slučaju eRačuna overa se vrši gore pomenutim sertifikatima koji garantuju celovitost sadržaja samog eRačuna, kao i tačno vreme poslatog dokumenta.

• Na koji način se vrši slanje eRačuna?

eRačun je prilagođen svakom preduzeću, bez obzira da li kompanija poseduje ili ne poseduje računovodstveni program. S tim u vezi, postoje dva vida slanja eRačuna: Web aplikacija ili slanje iz samog računovodstvenog programa koji preduzeće već koristi.

Osnovni elementi e-fakture

Primenom Zakona o elektronskom fakturisanju, ustanovljena je sadržina svakog elektronskog računa:

• datum izdavanja fakture,
• broj fakture,
• datum prometa dobara i usluga,
• PDV broj ili PIB izdavaoca,
• pun naziv i adresa izdavaoca fakture,
• PDV broj ili PIB primaoca,
• pun naziv i adresa primaoca fakture,
• vrsta robe/usluge,
• vrsta/količina isporučenih dobara ili vrsta/obim usluge,
• oporezivi iznos po stopi ili izuzeće,
• jedinična cena bez PDV-a,
• popusti ukoliko ih ima (osim jedinične cene),
• poreska stopa,
• ukupan iznos PDV-a.

Faktura ili račun, može da bude elektronska, ukoliko:

1. se izdaje, prenosi i prima u strukturiranom elektronskom formatu i
2. format omogućava obradu fakture automatski i elektronski

Iako se fakture najčešće šalju u PDF formatu, slanje fakture kao PDF datoteke ne ispunjava ove zahteve, jer primaoci ne mogu automatski obrađivati takve PDF fajlove. Umesto toga, primaoci očekuju da elektronske fakture budu u strukturiranom formatu koji se može automatski pročitati.

Strukturirane fakture u njihovom izvornom obliku, takozvane EDI podake (elektronska razmena podataka), ljudi ne mogu da pročitaju.

Hibridni formati faktura izbegavaju ovaj nedostatak kombinovanjem mašinski čitljivog strukturiranog formata i vizuelnog prikaza čitljivog čoveku.

Najveći pokretač teme e-fakturisanja je vlada

Da li sarađujete sa javnim sektorom? Da li je vaša kompanija međunarodno aktivna? Ako je vaš odgovor „da“ na bilo koje od ova dva pitanja, vrlo je verovatno da ćete fakture morati da pošaljete elektronskim putem, bilo sada ili u bliskoj budućnosti.

Uprkos ogromnom potencijalu uštede troškova digitalizacijom dolaznih i odlaznih faktura, pokretač e-fakturisanja su vlade.

EU standard 2014/55 reguliše elektronsko fakturisanje javnih ugovora. U njemu se zahteva da više od 300.000 javnih uprava u zemljama EU bude spremno za e-fakturisanje u pogledu sistema i procesa.

Budući da su obično 45 do 65 procenata svih kompanija u zemlji sarađuje sa javnim sektorom, predviđa se da će pomenuti EU standard biti pokretačka snaga e-izdavanja faktura.

Sve više i više zemalja zahteva e-fakturisanje: glavni razlog za sve veći broj fakturisanja i propisa o e-fakturisanju je trivijalan: vlade traže nove načine za sprovođenje svojih poreskih zakona i prikupljanje više PDV-a. Iz Izveštaja o PDV-u GAP za 2019. godinu, države članice EU izbegle su 137,5 milijardi evra u 2017. godini – ili 11,2% od ukupnog očekivanog PDV-a u relativnom smislu.

Međutim, u pozadini tesnih nacionalnih budžeta i usporavanja ekonomskog rasta usled pandemije kao glavnog globalnog uzroka, motivacija država članica EU da prikupe veći deo od očekivanog poreza sigurno će i dalje rasti.

To će najlakše učiniti tako što će zahtevati od kompanija koje posluju u okviru njihovih nacionalnih granica da sve fakture dostave elektronskim putem.

Koje su prednosti e-fakturisanja?

Glavna prednost e-fakturisanja leži u ogromnom potencijalu uštede troškova koji uvođenje elektronskih računa donosi kompanijama. Troškovi štampanja i isporuke se eliminišu, računi se mogu isporučiti brže i smanjuju se greške u obradi dolaznih računa. Ako postoji referenca naloga za dolaznu fakturu, faktura se može rezervisati u potpunosti automatski. Pored toga, upotreba e-fakturisanja skraćuje vreme od fakturisanja do plaćanja i na taj način povećava likvidnost dobavljača.

Sve prednosti e-izdavanja faktura:

• Niži troškovi i brži povraćaj ulaganja: Prelaskom na e-fakturisanje eliminiše se 60% do 80% troškova postupka po fakturi.

• Efikasniji procesi i veća usklađenost: Osigurajte efikasnije i transparentnije procese u obradi računa i na taj način se bolje pridržavajte zakonskih zahteva.

• Više sigurnosti: Sigurna razmena svih računa putem šifrovanih procedura prenosa.

• Stabilniji protok novca: Neposredna isporuka računa skraćuje vreme plaćanja i time poboljšava novčani tok.

• Potpuna transparentnost i brza rezervacija: Automatizovana obrada dolaznih faktura zasnovanih na unapred definisanom radnom procesu osigurava potpunu transparentnost i brže rezervisanje faktura.

• Ispunjavanje zakonskih zahteva: Usklađenost sa zakonskim zahtevima u oblasti B2B i B2G e-fakturisanja.

Sa centralizovanim sistemom, korak bliže Evropi

U našoj zemlji, Ministarstvo finansija je najavilo primenu Zakona o elektronskoj fakturi koji će bliže urediti izdavanje e-faktura. Početak primene ovog zakona će početi 1. januara 2022. godine, što se poklapa sa početkom primene odredbe Zakona o računovodstvu.

Novi sistem će podrazumevati razmenu elektronskih faktura kroz jedinstvenu platformu, u cilju kontinuirane digitalizacije Srbije, ubrzanja poslovnih tokova, i uz velike ekološke benefite (napr. Zbog smanjenja upotrebe papira).

Vlada Srbije je odredila primenu Zakona tako da će najpre od 1. januara 2022. godine subjekti javnog sektora biti u obavezi da primaju i izdaju e-fakture između sebe i poslovnih subjekata sa kojima saradjuju. Predstavnici privatnog sektora, takođe će moći da razmenjuju elektronske fakture sa javnim sektorom.

Kako je precizirao ministar finansija Siniša Mali, od 1.7. 2022. godine će ceo privatni sektor biti u obavezi da bude osposobljen za prijem i slanje e-faktura, a celokupan trošak njihovog uvođenja trebalo bi da košta nekoliko stotina miliona dinara. Siniša Mali je izjavio i da  Zakona o elektronskom fakturisanju sledi najbolju praksu prelaska na elektronsko fakturisanje koju primenjuju države Evropske unije.

On je istakao i da će korišćenje sistema elektronskih faktura biti besplatno, kao i da se time neće stvoriti dodatni troškovi za njegove korisnike. Oni koji budu želeli mogu angažovati informacione posrednike kako bi korišćenjem njihovog servisa poslovali u skladu sa Zakonom i svojom poslovnom politikom.

Kako će sistem e-faktura funkcionisati u praksi?

Sistem elektronskih faktura uspostavlja i vodi Ministarstvo finansija, a on predstavlja bazu podataka u kojoj se registruju i dostavljaju elektronske fakture. Pristup ovom sistemu imaju i poverioci i dužnici, a uvođenjem ovakvog načina poslovanja očekuje se da dužnici više neće imati mogućnost da se izjasne da “nije izvršena uplata jer određena faktura nije stigla”. Registrovanje svake fakture je obavezno, a poverilac u sistemu ima mogućnost praćenja izmirenja konkretne fakture. Onog trenutka kada se u sistemu elektronskih faktura, registruje faktura, smatraće se da je ona dužniku i dostavljena.

Uloga informacijskog posrednika u razmeni eRačuna

Informacijski posrednik je specijalizovani privredni subjekt koji vrši uslugu prenosa informacija – podataka od pošiljaoca do primaoca uz primenu bezbednosnih, informacionih i sertifikacionih standarda gde prilikom pružanja usluge ne sme uticati na sadržaj dokumenta.

Informacijski posrednik pre svega omogućava razmenu eRačuna i drugih eDokumenata po zakonski definisanom standardu – UBL 2.1, koji podrazumeva da se dokument mora sastojati od dva formata:

1. PDF (spoljašnja struktura) i
2. XML (unutrašnja struktura).

eRačun je overen vremenskim žigom, što ga čini pravosnažnim prema Zakonu o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju i Zakonu o računovodstvu. Elementi eRačuna su:

Aplikativni sertifikat – garantuje celovitost dokumenta

Identifikaciona oznaka  i/ili elektronski potpis

Vremenski žig – verifikuje vreme slanja i prijema dokumenta

To znači da se primenom eRačuna omogućavaju svi benefiti EDI metoda (prenos ne samo slike računa već i njegove sadržine) uz zadržavanje jednostavnosti izrade i dostave eRačuna primaocu korišćenjem vremenskog žiga koji garantuje celovitost dokumenta.

Na ovaj način svi dokumenti „putuju“ sigurnosnim kanalima (SSL i TLS) čime se onemogućava presretanje eRačuna i drugih eDokumenata gde se pri tom svi dokumenti preuzimaju isključivo putem linka ili direktnog pristupa samom portalu informacijskog posrednika.

Na račun, u prilogu, koji je poslat e-mailom može uticati treća strana i izmeniti podatke i tako oštetiti kupca i dobavljača. eRačun poslat putem informacijskog posrednika je zaštićen navedenim sistemima i sertifikatima koji garantuju celovitost dokumenta.

Informacijiski posrednik omogućava integrisanje usluge slanja eRačuna u većinu računovodstvenih programa – ERP i na taj način brzu i sigurnu razmenu eDokumenata.

Elektronski račun je iste  pravne snage kao njegov papirni format, ali njihova glavna razlika je u načinu dostave i obrade, sa kojom se ostvaruju značajni benefiti i uštede.

Zakonom je propisano ko mogu biti informacijski posrednici za elektronske račune i koja je njihova uloga u celom procesu pa se tako svi informacijski posrednici osim sto obavljaju poslove primanja i slanja elektronskig računa ili dokumenata u skladu sa propisanim normama, ujedno moraju osigurati i uravljanje celokupnim procesom izdavanja, primanja, slanja i arhiviranja eRačuna za sve pošiljaoce i prmaoce eRačuna.

Prilikom odabira informacijskog posrednika korisnici svakako treba da uzmu u obzir pouzdanost sistema posrednika i dodatne mogućnosti koje posrednik pruža u svrhu potpune digitalizacije poslovanja.

Servis Moj-eRačun u sklopu Docloop doo, osnovan 2018. godine, je informacioni posrednik za razmenu eRačuna i drugih elektronskih dokumenata kojim upravljate u svakodnevnom poslovanju.

Savremena rešenja za savremeni sistem

Uvođenje elektronskih faktura u Srbiji, kroz jedinstvenu platformu, podrazumeva usklađivanje pravnih, finansijskih tokova sa Evropom, ali i celim svetom, što podstiče i napredak na polju digitalne trasformacije. Srbija je uveliko na tom putu, i uskoro će i mala i srednja preduzeća iz Srbije, ali i velike organizacije koje još uvek ne posluju van granica zemlje, biti mnogo pristupačnije globalnom tržištu, u isto vreme praveći velike uštede na godišnjem nivou.

Digitalizacijom faktura i korišćenjem e-fakture očekuje se da će papirne, koje su do sada bile dominantan oblik fakturisanja, otići u istoriju. Isto tako, pretpostavlja se da će i papir, kao takav, biti u upotrebi sve manje.

Velike kompanije, u najvećem delu već posluju u sistemu elektronskih faktura. Oni koji žele da se pridruže savremenim tokovima, trebalo bi da na vreme izaberu pravo rešenje za svoje poslovanje, poput eRačuna u okviru PANTHEON Datalab usluga u saradnji sa servisom Moj eRačun koje će ceo proces pojednostaviti i olakšati.

Čak i danas neke kompanije i dalje imaju posebne prostorije u kojima se nalazi dokumentacija, ukoliko su veće, to mogu da budu i čitava skladišta. Uz pomoć E-fakturisanja i čuvanja podataka “u oblaku” napraviće se i na tom mestu uštede, a u isto vreme podaci će biti lako pretraživi, fakture će biti bez grešaka, a troškovi arhiviranja neuporedivo manji.

Prednosti eRačuna možemo gledati i kroz prizmu sigurnosti jer za razliku od papirnog, eRačun je preporučena pošiljka, nepodložan manipulacijama i izmenama i uvek dostupan za pregled i obradu.

Uvođenje eRačuna u potpunosti menja način na koji ste dosad poslovali – nabolje. Iako čini tek četvrtinu knjigovodstvenih dokumenata uobičajenih u poslovanju neke firme, ipak je najrašireniji dokument s kojim se susrećemo. Zamenom papirnih u elektronske račune menjamo čitav niz nekorisnih radnih procesa koji su prepoznati kao najveći generatori troška.