Razmišljate o nabavci softvera? Na šta sve treba da obratite pažnju

Kada je u pitanju nabavka softvera, iako se sa strane čini kao mala stvar, ona to zapravo nije. Prilikom odlučivanja o tome u koje ćete alate i tehnologije uložiti novac, potrebno je mnogo faktora uzeti u obzir i razmatranje. Na kraju dana, to nije zanemarljiv novac, jer danas IT i tehnološka ulaganja čine i do 6% budžeta kompanija. Zbog svega ovoga izuzetno je važno odlučiti se za određeni softver i pažljivo razmotriti koje benefite on donosi.

Naravno, svi uvek postavljaju isto pitanje, kako doneti tu famoznu odluku o tome za koji softver se odlučiti. Bez obzira na to da li želite da investirate u novi softver, ili želite da postojeći zamenite nekim drugim, postoje stvari koje treba uzeti u obzir pre same nabavke.

Parametri za razmatranje pri nabavci novog softvera

Svima, bez izuzetaka, čime god da se bave, uvek je važno da vide koliko će ih neka tehnologija koštati. Cene su naravno sastavni deo svake poslovne odluke, ali to ne bi trebalo da bude jedini faktor koji uzimate u razmatranje. Cena softvera nije uvek u korelaciji sa njegovom vrednošću i benefitima koje može doneti firmi.

Kupovina softvera samo na osnovu toga što ima dugačku listu dodatnih funkcija nije uvek ispravna odluka, jer se neretko mnoge od tih opcija ne odnose na vaše poslovanje, ili ih vaš način funkcionisanja ne može usvojiti u svakodnevnom radu. Kada razmišljate o ceni, potrebno je odlučiti se za neki osnovni budžet, i naravno o nužnim karakteristikama koje softver treba da ima.

Na kraju dana, razmišljajte o softveru u pravcu razvoja u odnosu na to kako vaš posao raste. Ako softver nije u mogućnosti da isprati rast i nove potrebe, onda u svakom slučaju nije ni dugoročno isplativo rešenje. Sa takvim pristupom, može se desiti da otkrijete kako na prvi pogled jeftiniji softveri mogu da budu veoma skupi u poređenju sa drugima, kada je u pitanju njihova dugoročna isplativost.

Da li dobijate podršku u ispravljanju softverskih grešaka?

Svaki softver, bio on prost ili kompleksan, ima greške. Kakve su procedure kompanije koja je napravila softver u vezi podrške, ažuriranja i ispravki, to je sve nešto o čemu treba voditi računa. Treba unapred znati kako će se potencijalne greške rešavati. Jako je bitno da li će se kompanija baviti i problemima na koje samo vi u vašoj kompaniji naiđete, a ne samo oni koji su svojstveni većini korisnika.

Zato je bitno da unapred istražite usluge kompanije čiji softver želite da kupite i recenzije njihovih korisnika. Ovakav vid analize će vam omogućiti da vidite sa kojim su se problemima ti korisnici suočavali, kako su autori softvera na to reagovali, kao i koje su prednosti i mane korišćenja alata.

Podrška može igrati važnu ulogu u tome da li će implementacija softvera biti uspešana za vas ili neuspešana. Ovo je naročito bitno ako nemate vaš IT tim, ili je on mali, a softver je složen. U takvoj situaciji, verovatno će biti potrebno da se oslonite na tim za podršku pri upotrebi softvera od strane kompanije koja ga je izradila.

Pomoć pri implementaciji

Gledajte da prilikom nabavke softvera odaberete rešenje koje će vaši zaposleni moći brzo i lako da usvoje. Takođe obratite pažnju na to da li tim za implementaciju ima dovoljno iskustva i da li u potpunosti razume vaše potrebe.

Neuspela implementacija u postojeći sistem funkcionisanja će negativno uticati na brzinu rada, zadovoljstvo zaposlenih i stopu usvajanja. Uspešnom implementacijom i adekvatnom obukom zaposlenih osiguraćete brže uvođenje softvera u svakodnevne radne zadatke.

Učestalost ažuriranja

Neprekidan rad na unapređenju softvera je nešto što je oličenje najboljih softverskih kompanija. Vrlo je bitno da budete upoznati pre kupovine programa sa učestalošću ažuriranja softvera. Imajte na umu da treba znati i da li ažuriranja utiču na funkcionisanje proizvoda, ili prilikom
ažuriranja određeni delovi softvera ne rade, jer to može uticati na usporavanje poslovanja.

Prilikom ažuriranja, može doći do raznih problema koje ne možete sami rešiti. Zato je bitno imati direktan kontakt sa podrškom, odnosno određenu vrstu brige o klijentima, kako biste mogli ažurno i u skladu sa procedurama brzo da rešite problem.

Takođe, bitno je proveriti da li se ažuriranja programa dešavaju tako da uvek budu usklađeni sa zakonodavstvom zemlje u kojoj poslujete. Sigurno je da ne želite da nabavite poslovni program koji u momentu neke bitne zakonske izmene neće biti u stanju da se prilagodi promenama.

Prilagodljivost softvera potrebama firme

Svaki softver koji nudi kao benefit prilagodljivost softvera je odličan. Ili bar tako deluje na papiru. Prilagođavanje je, međutim, kompromis koji je teško postići, ali je ipak moguće. Što je sistem više prilagodljiv, to znači da je kompleksniji, složeniji, sa mnogo više različitih funkcija, a to može
značiti i veću cena od prosečne.

Jednostavnost takođe može imati svoju cenu. Ako sagledate njegovu jednostavnost i manju prilagodljivost, to znači da je teže modifikovati ga u skladu sa vašim potrebama. Zbog toga će biti teže koristiti ga na način da on donosi efikasnost. Uvek je najbolje sagledati zaposlene, kompleksnost posla, procese rada, softver i njegove mogućnosti, i pronaći optimalno rešenje koje će pomoći poboljšanju poslovanja.

Bezbednost softvera

Današnje vreme, digitalna transformacija gotovo svih kompanija i period posle COVID-19 krize, čine sajber prostor pomalo nesigurnim, jer su i oni koji zlonamerno nešto žele da urade, to sada skloni da rade putem digitalnog prostora. Zato treba obratiti pažnju na to kako se kod softvera podaci prikupljaju, čuvaju, dele, osiguravaju, jer je to danas presudan deo svakog alata i programa.

Usklađenost softvera i načina na koji on prikuplja i čuva podatke sa pravnom regulativom je najvažniji faktor, jer pravni okvir osigurava da kada kupite softver, on neće nauditi vašem poslovanju ili odati trećim licima nešto što se smatra poslovnom tajnom.

Softver koji radi umesto vas

Nekada nije potrebno da softver radi kompleksne stvari umesto nas. Potrebno je da nam pomogne u svakodnevnom radu, oko papirologije, računa, dokumentacije, faktura i drugih dokumenata sa kojima funkcionišemo. Takav softver će vas pripremiti za budućnost, jer će vam obezbediti vreme koje vam je potrebno da se posvetite planiranju budućih koraka, strategija i aktivnosti. PANTHEON je baš takav alat, onaj koji automatizuje svakodnevne radne aktivnosti i umesto muke, čini ih pravim zadovoljstvom.

PANTHEON, osim što objedinjuje različite svakodnevne radne aktivnosti, omogućava vam korišćenje dodatnih usluga poput eRačuna, osigurava manje grešaka prilikom rada sa dokumentima, pregledan rad sa svim dokumentima na jednom mestu, ali i sigurnosnu kopiju, backup u slučaju bilo kakvog kvara ili neželjenih situacija, da sve ostaje bezbedno na udaljenoj arhivi. Zbog svega navedenog ovaj poslovni program u Srbiji izbor je preko 2000 malih, srednjih i velikih preduzeća.