Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Često se u praksi srećemo sa slučajevima problematičnih implementacija poslovnog softvera. Iz iskustva Datalaba, naših partnera i korisnika, a broj ide preko nekoliko hiljada u regionu ex-YU pripremili smo neke od tipičnih izazova sa kojima se susreće svaka kompanija koja implementira složeno poslovno rešenje ERP kategorija, ali i izazove kompanija implementatora ovih rešenja.

Šta je toliko specifično? Ipak, je to samo računarski program. Instaliramo i koristimo. Upravo je u tome jedan od primarnih izazova. Softver je softver, ali je i poslovni softver u isto vreme. To znači da pored toga što zahteva tehničku stranu priče, zahteva i ozbiljnu poslovnu stranu.

Često se taj momenat previdi prilikom izbora i implementacija i onda nastaju problemi, ili kako je to sad moderno reći izazovi. Ti i takvi problemi kreiraju očekivane i «neočekivane» troškove i predstavljaju kamen spoticanja za implementaciju.

Koji su to izazovi i kako oni stvaraju troškove? Očekivane i neočekivane.

Poznati troškovi

Troškovi koje već znamo nećemo posebno objašnjavati, ali je važno da ih pomenemo jer su ti troškovi najčešće jednokratni, osim kada je reč o pretplatnom modelu. Dakle, imamo za početak trošak licenci ili troška najma licenci, zavisno od načina prodaje. Tu su zatim nove verzije softvera i održavanje odnosno tehnička podrška. Ovo su manje više poznati troškovi.

Osim implementacije – tu se svašta može pojaviti. Počev od nedovoljno jasnih zahteva, do preširoko ili preusko definisanog obima projekta implementacije pa sve do stvari koje su prisutne, ali na početku projekta nisu prepoznate kao trošak.

Ovim tekstom pokušaćemo da vam skrenemo pažnju na neke od ovih prisutnih, ali nepoznatih troškova implementacije koji mogu imati manji ili veći uticaj na uspeh cele implementacije.

Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Prethodno navedeno je već odavno poznato ili bi bar trebalo da je poznato. Ono što je manje poznato i o čemu se manje priča/piše jesu neočekivani troškovi koji se mogu javiti prilikom implementacije ERP rešenja. Svakako ovo nisu jedini neočekivani troškovi koji se mogu pojaviti u procesu implementacije, ali su neki od najčešćih koji se pojavljuju te smo ih zato izdvojili kao troškove na koje treba posebno obratiti pažnju.

Vreme koje menadžment posveti ERP projektu

Opšte je mesto da uspešnost implementacije poslovnog ERP rešenja u ogromnoj meri zavisi od posvećenosti najvišeg rukovodstva. Razmislite koliko vremena je potrebno da bi projekat implementacije ERP rešenja bio uspešan uz najmanju moguću uzurpaciju vremena najvišeg rukovodstva koje je uvek deficitarno? Potrebno je naći balans, ali je svakako još važnije da se i ovaj trošak uračuna. Zašto? Kako ERP rešenja dotiče sve poslovne procese u kompaniji i menja ih na način da budu efikasniji, bolji, jednostavniji neke izmene u postojećem načinu poslovanja može doneti samo najviše rukovodstvo, to znači da mora biti uključeno u projekat i vreme uključivanja bi trebalo uračunati u implementaciju. Ne biste želeli da se zaglavite u procesu i čekate direktora da nešto odluči.

Vreme potrebno da se projekat sprovede do kraja (upravljanje projektom)

Ako želite da se implementacija uspešno privede kraju, pored toga što će sa strane implementatora neko biti zadužen za upravljanje projektom, potrebno je i sa strane kompanije da postoji osoba koja će pratiti razvoj događaja i napredovanje projekta.

Troškovi promene načina rada (vreme potrebno da se naviknu ljudi na rad na novom sistemu)

Ovi troškovi se često ne vide odmah, jer nisu direktno merljivi u vremenu, ali svakako utiču na ukupne troškove implementacije novog sistema. Ako je neki proces trajao X vremenskih jedinica, a zbog novog sistema i perioda prilagođavanja traje Y vremenskih jedinica, potrebno je razumeti, ako ništa drugo, da će se procesi verovatno sporije u početku odvijati nego što su se odvijali u „starom“ sistemu, jer postoji period prilagođavanja na novi sistem. Često se ovo zaboravi, te se dođe u situaciju da se postavlja pitanje: „Zašto je sada sporije, kada smo novi sistem upravo uveli da nam ubrza procese?“ Ništa strašno, i trebalo bi posle određenog perioda da stvari dođu na svoje mesto, ali ipak treba imati na umu ovaj vremenski trošak kada se planiraju druge aktivnosti u kompaniji. Ukoliko posle perioda prilagođavanja i dalje proces ide sporije nego što je očekivano/planirano tek onda treba reagovati i videti šta i kako dalje.

Migracija podataka i provera ispravnosti migriranih podataka

Ako drugi put implementirate poslovni softver, verovatno biste želeli da zadržite podatke iz starog sistema. Ipak, oprez. Ovo zna da bude jako osetljiva operacija. Koje podatke ćete migrirati? Koja istorija vam je potrebna? Koliko detalja želite u novom sistemu? Sve ili samo ključne informacije? Sva ova i mnoga druga pitanja nemaju jednostavne odgovore i svaki odgovor ima i svoje pozitivne i negativne strane. Iz našeg iskustva, izdvojite ključne informacije koje su vam potrebe i takve ih prenesite (migrirajte) u novi sistem. Prevelike želje, mogu prouzrokovati prevelike troškove, a nekada kompletnu migraciju (najčešće) nije ni moguće uraditi iz raznoraznih razloga. Svakako, ako krenete ovim putem imajte na umu da ćete imati troškova po ovom pitanju i svakako ih treba planirati u procesu implementacije.

Testiranje sistema

Često se previdi činjenica da je pre puštanja u produkciju (operativan rad) neke stvari potrebno prvo testirati, odnosno proveriti da li rade. Vreme potrebno da se sistem kod korisnika proveri može varirati u zavisnosti od obima samog projekta implementacije. Koliko je vremena potrebno da se kompleksan sistem ili izmene u sistemu testiraju? Kako će se testirati? Ko će testirati? Da li onaj koji testira jasno zna zašto, kako i na koji način treba da uradi test? Odgovori na sva ova pitanja zahtevaju vreme da se definišu, a onda i da se zaista i urade. To vreme takođe treba uračunati u projekat, da se ne bi u toku operativnog rada pojavile stvari koje ne rade.

Trošak promena obima i detalja projekta (dodatni zahtevi)

Iako ga navodimo na kraju, ovaj trošak je možda najveći uzročnik izazova implementacije. Već znate situaciju: dogovoreno je obim, implementacije je počela i onda se pojavljuju stvari koje niko nije pomenuo. Neke manje, a neke drastično menjaju kurs cele implementacije. Zbog ovoga je veoma važno na početku jasno definisati zahteve sa što je moguće više detalja. Iako na početku deluje kao višak, kasnije se isplati ako se zahtevi definišu kako treba i potroši se malo više vremena. I ovde itekako važi stara izreka: „ko ne plati na mostu, platiće na ćupriji“. U praksi se često može naići na ovakve situacije. One umnogome utiču na dužinu, brzinu i efikasnost implementacije. Danas manje-više svi programi imaju obračun zarada, ali na koji način baš VI radite obračun zarada? Da li imate obustave, kredite, nagrade i kazne? Da li imate spoljne saradnike? Kako su oni angažovani? Što detaljnije na početku definišete ove stvari lakše će teći implementacija.

Ostali nepredviđeni troškovi

I ovo naravno nije sve. Lista se može dopunjavati, kako se čini, do u nedogled. Ipak, ovim tekstom smo želeli da iz naše prakse sa vama podelimo neke od, kako se nama čini, najčešćih izazova implementacije.

Ako pažljivo pročitate, videćete da je ključni akcenat u svim navedenim tačkama, stavljen na vremensku komponentu. Trošak vremena je često i komponenta koja se najčešće previdi, a vreme je novac, zar ne?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajednosvega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli s vama! Podelite dalje…