Kako smo se u Datalabu organizovali za vreme vanrednog stanja?

Preduzeće Datalab posluje u državama Jugoistočne Evrope sa ćerkama firmama u Sloveniji, Bosni i Hercegovini, Hrvatskoj, Srbiji, Severnoj Makedoniji, Crnoj Gori, Kosovu i Bugarskoj. Matično preduzeće, koje se brine za razvoj i kontrolu ostalih preduzeća je u Ljubljani. Poslovni procesi su kompleksni, odeljenja su u svakoj državi podeljena po istom obrascu: podrška proizvodu, implementacije, prodaja, marketing, akademija i računovodstvo. Zbog geografske raspršenosti veliki deo poslovanja i do sada se odvijao na daljinu. Najkritičnija područja, koja uključuju rad na terenu, su prodaja, podrška i projektni timovi za uvođenje PANTHEON-a u preduzeća. Rad od kuće nam dakle nije stran, ali svejedno smo morali dodatno da se prilagodimo pandemiji. Većina razvojne ekipe je i do sada nekoliko dana radila od kuće, međutim ipak nikada do sada nismo u praksi testirali kako bi to bilo kada bi celo preduzeće poslovalo na taj način.

Dana 24.2.2020. naš izvršni direktor, g. Mertelj, sazvao je upravni odbor preduzeća, pojasnio svoje viđenje situacije i između ostalog odlučio da organizujemo testiranje spremnosti preduzeća za rad od kuće. Još pre nego što je u Sloveniji i ostalim zemljama dijagnostikovan prvi primer infekcije, mi smo izveli testni period u trajanju od četiri dana tokom koga smo proverili da li svi imamo sve potrebne pristupe do alata i portala, jer nam je bilo bitno da se pobrinemo da u slučaju pandemije ne ugrozimo poslovanje preduzeća. Proverili smo, da li svi imamo mogućnost korišćenja naših usluga ePoslovanja, uz pomoć kojih se neometano odvijaju poslovni procesi, kao što su izdavanje računa, pregled i potvrđivanje primljenih računa i ostalih dokumenata, da li su poslovni procesi (Workflow-i) odgovarajuće postavljeni, da li se svi potrebni podaci čuvaju kako treba u sigurnosne kopije, preusmerili smo fiksne telefone na mobilne, testirali alate za video konferenciju, omogućili VPN pristupe itd.

Nakon uspešno završenog testa 13.3.2020. godine uprava preduzeća odredila je rad od kuće svim zaposlenima u svim državama. Danas, svi radimo od kuće zbog zdravlja. zbog odgovornosti prema svim korisnicima, jednih prema drugima i zbog toga što su naša deca kod kuće.

Na sopstvenoj koži smo iskusili da je najbitnije to da preduzeće ima jasno razvijenu organizacionu strukturu i da posluje što je više moguće digitalno. Preduslov za svako radno mjesto je da zaposleni imaju odgovarajuću opremu i pristupe do najbitnijih podataka i dokumenata, koje pri svom radu trebaju i da se komunikacija odvija redovno, u ovom slučaju oniline.

Kako u Datalabu bez poteškoća poslujemo bez potrebe da zaposleni budu prisutni na radnom mestu?

Ključ je u IT rešenjima, koja omogućavaju da više pojedinaca pristupa istoj bazi podataka bez obzira na to gde se oni nalaze. To nam omogućava poslovanje u Cloudu.

Pogledajmo, kako su svoj rad reogranizirali u različitim odeljenjima. Sa najvećim izazovima susreli su se u odeljenjima podrške, imlementacije i u prodaji.

 

ANDREJ MERTELJ, izvršni direktor 

Moj hobi je uvek bila genetika – programiranje života. Odmah nakon prvih informacija, koje su došle do mene, tematika me uznemirila i počeo sam detaljno da razmišljam o implikacijama koje COVID-19 donosi. Vrlo brzo smo u upravi dogovorili smernice i organizovali test operativnosti. Kao građanin srednje dobi sećam se vežbe »Ništa nas ne sme iznenaditi«, tako da mi doktrina pripremljenosti nije strana.

S obzirom da pokrivam i područje razvoja koje, zbog programera koji rade u različitim državama, već duže vreme posluje »na daljinu«, u tom delu preduzeća nismo imali poteškoća sa organizacijom i opremom. Izostali su samo redovni sedmični sastanci u sedištu preduzeća, koje smo nadomestili video konferencijama. Posao se odvija normalno, do sada primećujem čak i malo povećanje produktivnosti i predanost radu.

Mirne savesti tvrdim, da su svi naši zaposleni razumeli rizike, koje pandemija nosi, da paze na svoju zaštitu i socijalne kontakte i da im je jasno da dolaze teška vremena u kojima smo mi i naše digitalne usluge korisnicima potrebniji više nego ikad pre. Naša društvena odgovornost je evidentna. Kao pomoć privredi pripremićemo besplatne alate za digitalizaciju i posebno osmišljene pakete uvođenja digitalnog poslovanja za koje ćemo ponuditi i odloženo plaćanje

Sa svim našim aktivnostima nastojimo smanjiti štetu, koja će nastati u privredi i posledično svima nama.

NENA MATIĆ, direktor Datalab SR

Za mene rad od kuće ne predstavlja novitet. Već od ranije imam organizovan home office. Svakako da vanredno stanje samo po sebi podrazumeva razne promene. Najveći nedostatak je što ne viđam moj tim, ali i to smo rešili tako što imamo grupu na Skype putem koje komuniciramo, šalimo se i bodrimo. Naš radni dan počinje zajedničkom „kaficom“ tako što svi pripremimo sebi kafu upalimo kamere i imamo grupni video call. Neophodno je održati pozitivan stav i dobru energiju .

 

 

 

 

MONIKA RODMAN, podrška Datalab SI

U Sloveniji smo se u odeljenju podrške organizovali tako da našim korisnicima nudimo brzu i efikasnu pomoć u trenutnom stanju koje nam ugrožava sigurnost zbog virusa. Svesni smo da je u ovom trenutku najbitnije da ostanemo zdravi i da osiguramo našim korisnicima kao i svim članovima ekipe sigurnost i zaštitu od virusa i naravno ažurnu i stručnu pomoć.

Rad od kuće omogućava potpuno jednak način pružanja usluga kao i da ih pružamo iz naših poslovnih prostora. Nešto drugačije izgleda rad na implementaciji programa PANTHEON kod novih korisnika s obzirom da se sve aktivnosti izvode virtuelno preko različitih konekcija.

Verujemo da su mere ove vrste potrebne i potrudićemo se da budemo u ovom trenutku efikasni i našim korisnicima ponuditi svu pomoć koja im je potrebna.

 

VANJA CIGOJ, Akademija i interne edukacije

Život nam se od proglašenja pandemije veoma promenio. Škole i vrtići su zatvoreni, rad se odvija od kuće ili u smenama. Takođe i u ovo vreme potrebna nam je pomoć i znanje za korištećnje PANTHEON-a i drugih vezanih digitalnih usluga, međutim neodgovorno bi bilo organizovati konferencije i/ili edukacije. Zato smo edukacije u ovom periodu u celosti digitalizovali. U Datalabu smo tako pripremili webinare i kataloge PANTHEON edukacija, koji su korisnicima dostupni u video obliku (on-line) 24/7. Isto tako su preko weba na raspolaganju besplatna video uputstva o novostima u PANTHEON-u, koje korisnik može pogledati na korisničkom serveru UserSite (NOVOSTI I SAVETI).

PANTHEON konferencije, planirane u svima državama u periodu od aprila do juna 2020. godine smo pomerili na kasniji datum. Edukacije uživo za sve vas planiramo ponovo krajem aprila, ukoliko to okolnosti budu dozvoljavale.

MAJA FUJAN, marketing

Marketing ekipa u celom regionu je mala, brza i fleksibilna. Naš svakodnevni rad se inače uglavnom odvija na daljinu. S obzirom na situaciju preduzeli smo nekoliko mera. Manje prodajne događaje smo preusmerili na webinare, učešće na većim događajima su organizatori u većini slučajeva sami otkazali odnosno preusmerili na livestream. Isto tako smo planirane objave u štampanim medijima prebacili u digitalni oblik i povećali inbound aktivnosti.

 

Komunikaciju i obaveštenja kreiramo optimistično, ističemo dobre prakse, savete, usredsredili smo se na usluge ePoslovanja i prednosti uvođenja digitalizacije. Trudimo da budemo dobar korporativni državljanin i pomognemo zajednici gde god možemo.

 

 

 

 

 

 

AMBROŽ JARC, prodaja CORP

U Prodajnim odeljenjima u regionu smo najpre informisali o virusu i pripremili odgovarajuće mere zaštite i sebe i zaposlenih. Drugi korak je bio prilagođavanje postojećih prodajnih procesa, kako bi se isti mogli izvoditi i od kuće. U te svrhe koristimo digitalne alate, koje nudi PANTHEON (npr. eDokumentacija), a kao za komunikaciju koriste  se Skype i MS Teams.

Uzimajući u obzir potrebe korisnika prilagodili smo radno vreme prodajne ekipe. Ukoliko se pokaže, da je potrebno tokom prodajnog procesa imati lični kontakt, imamo u sedištu preduzeća sobu, u kojoj mogu biti samo dve osobe, koje deli sto na odgovorajućoj razdaljini. Na raspolaganju su dezinfekciona  sredstva i zaštitne maske. Nakon svakog sastanka soba se odgovarajuće dezinfikuje (vrata, kvake, sto, stolice) i na 2 sata provetrava.

 

 

 

 

DEJAN KONTIĆ, prodaja Datalab SR

Prodaju u Datalabu čini tim ljudi koji su vrlo fleksibilni, navikli na različite načine komunikacije i saradnje što međusobno što sa klijentima. I pre vanrednog stanja naviknuti smo da su nam klijenti teritorijalno razuđeni, neretko u drugim državama pa Skype, Teams, Webinari, Online prezentacije i drugi alati za rad na daljinu su nam vrlo dobro poznati.

Ipak, vanredno stanje se sa razlogom zove baš tako, pa su novonastali uslovi rada bitno modifikovali naš radni dan. Prvih nekoliko dana smo bili fokusirani da se u potpunosti organizujemo na način da budemo efikasni, a sada smo već u fazi da smo se okrenuli ka klijentima – pozovemo svakog, pitamo kako su se snašli u vanrednim uslovima, koji deo procesa u njihovom poslu trpi zbog ovog i da li im na bilo koji način možemo pomoći u tome.

Radno okruženje je drugačije, pa svoj radni dan neretko provodim u dečijoj sobi, roze boje. Tih dana ne uključujem kameru. 🙂

 

VUK MILIĆ SIMIĆ, Project Manager Datalab SR

U Srbiji smo se organizovali na taj način da sve aktivnosti na implementacijama PANTHEON rešenja možemo realizovati na daljinu zadržavajući nivo kvaliteta i efikasnosti. Veliku ulogu je odigralo ranije stečeno iskustvo u vođenju udaljenih timova kao i implementacije koje smo radili na daljinu, ne retko i u drugim državama. Pored ranijeg iskustva izbor pravih alata za posao se pokazao kao jedan od ključnih faktora za kvalitet i efikasnost.

Iz svake situacije možemo nešto naučiti

Otkako preduzeće posluje »od kuće« naučili smo da bez uspostavljenog sistema za automatizaciju, upravljanje i organizaciju dokumenata kao i moćnog poslovnog sistema, posao se ne bi mogao odvijati. Dobro postavljeni poslovni procesi i agilnost preduzeća, kada su promene potrebne, su ključni faktori u kriznim situacijama. Bitno je transparentno komuniciranje, jasne upute te kontrola i kontinuirana poboljšanja.

Ukoliko i vi razmišljate na sličan način, javlja se pitanje, da li je vaša poslovna infrastruktura spremna? Ukoliko vam je zanimljivo odnosno imate pitanja o našem prelasku na rad od kuće ili o našim rešenjima, koja provereno rade preko zatvorenih državnih granica, pozivamo vas da nas pozovete na 011 404 86 00 ili nam pišete na godigital@datalab.rs.