Implementacija i koraci
Statistike kažu da skoro 60% ERP implementacija ne uspe ili uspe delimično. Zašto je to tako i kako pobediti statistiku? Šta svaka kompanija može da uradi kako bi minimizovala rizik neuspešne implementacije? Da li očekivati neku magiju ili postoje realne i dostupne stvari koje se mogu uraditi?
Pravi koraci do dobre implementacije
Softver je onoliko dobar koliko se dobro implementira, staro je pravilo. Zbog toga je veoma važno ovom prvog koraku posvetiti dužnu pažnju.
Neke korake smo već ranije pominjali u našem vodiču, a sada dopunjavamo listu.
Definišite uspeh!
Ovo zvuči jednostavno, ali zapravo zahteva određeni napor i trud. Ako nemate jasan plan kuda idete velika je verovatnoća da nigde nećete ni stići. Prečesto se dešava da kompanije imaju samo bledu predstavu šta žele da postignu implementacijom ERP-a.
Uopšteno govoreći, ERP sistemi mogu pomoći povećanju prihoda, produktivnosti, efikasnosti i smanjenju troškova. Sve ovo mogu biti poželjni ciljevi, ali potrebno je uložiti napor i trud kako bi se tačno odredilo kako će ERP sistem rešiti vaše eventualne probleme i omogućiti vam da ostvarite ove ciljeve.
Identifikujte ciljeve i postavite prioritete
Činjenica je da se svi problemi mogu rešiti sa dovoljno novca i vremena. U praksi, često, nema dovoljno ni novca ni vremena da se reše svi problemi. Zbog toga je veoma važno postaviti jasne prioritete!
Naravno, kako biste postavili prioritete potrebno je prvo da ustanovite koji su ciljevi implementacije i koje probleme rešavate. Ciljevi moraju biti SMART kako se danas često čuje, a to u prevodu znači:
- Specific – specifični
- Measurable – merljivi
- Achievable – dostižni
- Relevant – značajni
- Time based – oročeni
Ako ne zadovoljavaju bilo koji od ovih kriterijuma, verovatno će biti nejasni i teško sprovodljivi u toku implementacije.
Izbegnite preterana prilagođavanja ERP-a
Uz vrlo malo izuzetaka, preterano prilagođavanje ERP sistema je loša ideja. Zašto? Preterana prilagođavanja povećavaju troškove implementacije zbog toga što zahtevaju dodatno programiranje za ispunjavanje specifičnih zahteva i produžavaju rok za završetak implementacije (najčešće). Zatim, preterana prilagođavanja povećavaju troškove kasnijeg održavanja i tehničke podrške zato što to više nije ERP koji ste kupili od proizvođača – to je sada VAŠA VERZIJA ERP-a! A to ima cenu.
Dodatno, sve kasnije nadogradnje moraju uzeti u obzir prilagođavanja i promene koje su pravljene specijalno za vas. To takođe, ima cenu koje je viša tokom korišćenja sistema.
Ako izaberete adekvatno rešenje verovatno nećete morati mnogo da prilagođavate ERP svojim potrebama. Zato je izbor od izuzetne važnosti!
Pripremite se za promenu
Čak i kada je promena dobra, ona je stresna. I zbog toga je važno pripremiti se za promenu. Što se više pripremite (zaposlene, rukovodioce, partnere i sl….) lakše će biti kasnije. Dobra i jasna komunikacija je ključ uspeha u ovom delu. Važno je da svi razumeju šta se menja, kako se menja i šta su očekivanja organizacije od promene. Otvorene diskusije, iznošenje potencijalnih problema i razmatranje svih primedbi vode transparentnosti celog procesa i pomažu kasnijoj implementaciji.
Priprema podrazumeva i pripremu edukacije korisnika novog sistema, upoznavanje sa sistemom, razrešavanje dilema i sl. Dobra priprema štedi dosta vremena u toku implementacije. Loša ili nikakva priprema, sa druge strane, vodi do neuspešne implementacije.
Obezbedite podršku menadžmenta
Podrška menadžmenta i tokom izbora i tokom implementacije je ključna za uspeh celog projekta ERP implementacije. Menadžment je odgovoran za kreiranje vizije uspeha, motivaciju projektnog tima, obezbeđivanje neophodnih resursa i donošenje ključnih odluka. ERP implementacije bez aktivne podrške menadžmenta mogu vrlo lako propasti. Bez vidljive podrške menadžmenta veći je i otpor zaposlenih u korišćenju novog sistema. To je i logično jer zaposleni imaju primarni posao koji rade svakodnevno, a ERP implementacija je nešto što ih u tome „ometa“ – ili je to bar najčešći izgovor. Zbog toga je važno da menadžment aktivno učestvuje u implementaciji.
Bez podrške menadžmenta ERP implementacije verovatno neće obuhvatiti strateške potrebe kompanije ni u trenutku implementacije ni u budućnosti. Zatim će često nedostajati resursa (pre svega ljudskih), aktivnosti i posvećenosti implementaciji, a neretko će rok za implementaciju biti probijen.
Zato je važno da se pronađe način na koji menadžment može doprineti i aktivno učestvovati (u skladu sa mogućnostima – a one se moraju stvoriti) u projektu ERP implementacije.
U budžet uključite i novac i LJUDE!
Naknade za licence, implementacija i održavanje su samo deo stvarnih troškova ERP sistema. Svakako je važno da se budžetiraju ovi troškovi, ali je često mnogo teže za kompanije da u budžet uključe i ne-finansijske troškove kao što su vreme i ljudi neophodni za uspeh.
Ljudi su verovatno najvažniji i najograničeniji resurs u svakom procesu implementacije. Uspeh apsolutno zavisi od angažovanja ljudi iz svakog odeljenja kompanije. Rezultati će zavisiti od znanja i iskustva ljudi, kao i njihovog vremena, odnosno količine vremena, koju posvete implementaciji.
Zbog toga je važno identifikovati najbolje ljude i dati im ovlašćenja da u svom domenu rade na implementaciji sistema. Dodatno, za te ljude je važno naći i adekvatne „rezerve“ koje će uskakati i završavati redovan posao dok su ključni ljudi angažovani na implementaciji ERP-a.
Dodatno, važno je odabrati i vođu projekta koji će obezbediti da se ove stvari odvijaju u skladu sa dogovorenim rokovima. To se često zaboravi!
Uspeh je jednostavna stvar
Uspeh ERP implementacije će biti rezultat izbora adekvatnog poslovnog rešenja, izbora pravih ljudi, iskustva implementacionog tima i donošenja odluka zasnovanih na pravim informacijama u pravom trenutku. Što dublje zaronite u projekat implementacije više ćete pitanja postavljati. Posledično ostvarićete bolji rezultat i izbeći statistiku sa početka teksta!
Kakva su vaša iskustva?
