Efikasno vođenje dokumentacije u preduzeću

Biznis generiše mnogo dokumentacije. Obrada i pravilna klasifikacija je često neuredan proces, koji može da izazove uska grla, da se dokument izgubi ili zaboravi. U nastavku objavljujemo intervju sa Simonom Pangeršičem, konsultantom za PANTHEON iz kompanije Datalab SI d.o.o. uz koje ćemo objasniti kako da otklonimo ove i druge probleme pri radu sa dokumentacijom u preduzeću ili računovodstvenom servisu.

 

Kako pravilno urediti i organizovati dokumente?

Kompanije svakodnevno dobijaju i izdaju veliki broj dokumentacije, tako da je od presudne važnosti da dokumentacija bude pravilno uređena i organizovana. U videu u prilogu ispod pogledajte primer klasifikacije dokumenata u DMS-u.

 

 

Kompanije ili računovodstvene službe mogu prikupljati informacije o svojim klijentima, zaposlenima i srodnim dokumentima na različitim mestima, u različitim formatima. U PANTHEON-u, na papiru, elektronski, pa čak i u raznim aplikacijama. Stoga je informacije teško konsolidovati ili pronaći na jednom mestu. Kako mogu da reše ovaj problem?

DMS smo u potpunosti integrisali u sve forme u PANTHEON-u, tako da korisnik može brzo i lako da pristupi informacijama koje su mu potrebne za rad.

U priloženim video snimcima ispod, prikupili smo za vas primere upotrebe u pojedinačnim odeljenjima kompanije:

• Komercijala / prodaja – POGLEDAJTE VIDEO
• Kadrovska služba – POGLEDAJTE VIDEO
• Proizvodnja – POGLEDAJTE VIDEO
• Računovodstvo – POGLEDAJTE VIDEO

 

Predstavil si nam kako hitro in enostavno urediti ali iskati dokumente. Sedaj pa poglejva kako poteka izmenjava in obdelava različnih podatkov.  Poslovni procesi so tisti, ki dajo dokumentnem sistemu dodatno prilagodljivost in učinkovitost pri delu z dokumenti. Z njimi DMS postane »živ« in nam kot »skrbna mati« po korakih pomaga pri obdelavi dokumentov.

Tako je. Više ne moramo da brinemo da li ćemo zaboraviti korak ili izostaviti neke informacije. Mnogi poslovni procesi se pripremaju na veb serverima. Međutim, možemo ih sami dizajnirati prema specifičnim potrebama naše kompanije.

U video snimku u prilogu pogledajte primer gde kupac koristi sopstveni metod potvrđivanja faktura, pa smo u skladu sa tim dizajnirali prilagođene poslovne procese za njega u PANTHEON-u.

 

U video snimku u prilogu pogledajte primer gde kupac koristi sopstveni metod potvrđivanja faktura, pa smo u skladu sa tim dizajnirali prilagođene poslovne procese za njega u PANTHEON-u.

Računovođa, jedan od naših klijenata prima mesečne račune i drugu dokumentaciju od raznih klijenata u namensko elektronsko sanduče. Sada više ne treba da čuva priloge e-pošte, da se muči sa njihovim štampanjem i stavljanjem u fascikle, a odatle i sa ručnim postavljanjem. PANTHEON-ov server za automatizaciju pokreće poslovni proces koji obezbeđuje da se sadržaj e-pošte i svi priloženi dokumenti prenesu u DMS u odgovarajuću bazu podataka njegovog klijenta.

Pogledajte primer u videu  ispod.

 

Ostanimo još malo na razmeni. Korišćenje skeniranja i e-pošte je prilično zastareo način razmene dokumentacije. E-Exchange je mnogo prikladnije. Za svaku elektronsku fakturu želimo da se pouzdano prosledi kupcu i putem odgovarajućeg e-Inbox-a. Ali i ovde želimo istu garanciju isporuke koju smo imali klasičnom poštom, za sve papirne fakture. Kako to postižemo?

Sada za svaki entitet možemo pojedinačno odrediti preko kojeg sandučeta razmenjujemo dokumente sa našim redovnim kupcima. Objašnjavamo kako u videu ispod.

 

Do sada je razmena u PANTHEON-u bila prilično komplikovana, jer ste morali ručno da proveravate poštansko sanduče svakog poslovnog partnera.

Da, prilično komplikovano. Krivica je isključivo na nama, jer smo se fokusirali na jedan proces i nismo videli širu sliku.

Poboljšanje je bilo izuzetno jednostavno: kada se PANTHEON pokrene, on radi potpuno isto kao i u fizičkom svetu. Prvo ujutru proverimo šta ima u sandučetu i uzmemo ceo paket pošte. PANTHEON ga preuzima iz Exchange-a poštanskih sandučića ili adrese elektronske pošte i arhivira u DMS.

Za poznate i standardizovane dokumente – na primer primljene e-račune, e-porudžbine, e-isporuke i e-kompenzacije, odmah pokreće odgovarajuće zadatke i preusmerava ih odgovarajućim ljudima u kompaniji. Ostale označava kao neklasifikovane i predaje na prijem.

 

Šta nam je potrebno da bismo mogli efikasno da obrađujemo dokumente u kompaniji na predstavljen način?

Korisnicima je najpre potreban paket za izabrani format skladištenja. Oni mogu izabrati jedan od tri oblika skladištenja dokumenata ili njihovu kombinaciju.

Na ovom mestu želim da istaknem da paket eDokumentacije možete dobiti po ceni jedne kafe mesečno.

Pored paketa za skladištenje dokumenata, potreban mu je i paket elektronske razmene dokumenata. Za korisnike sa većim brojem razmenjenih dokumenata dostupni su mesečni paketi, pri čemu korisnik dobija fakturu na kraju obračunskog meseca.

Za one koji imaju malo manje ovih dokumenata, prikladniji su pripejd paketi. Samo ovi nisu vremenski ograničeni. Kada se paket potroši, jednostavno naručuju novi.

Paketi obuhvataju transakcije raznih logističkih dokumenata od eRačuna, eNarudžbenice, eDostave i – kao što ćemo kasnije videti – takođe sve više računovodstvenih/finansijskih dokumenata – na primer eKompenzacije.

Oba biraju i naručuju korisnici preko PANTHEON korisničkih stranica. Za više informacija predlažem da se obratite našem prodajnom osoblju na 011 4048600 ili na prodaja@datalab.rs.