Da li je multitasking dobar za posao? Istraživanja kažu drugačije…

Da li ste „multipraktik“?

Da li ponekad pokušavate da uradite više zadataka u isto vreme tokom radnog dana u nadi da ćete uraditi više? Ako je tako, vi ste multitasker. To znači da se morate zapitati, da li ovakav način rada zaista doprinosi efikasnosti? Mnogo je istraživanja koja pokazuju da multitasking ne doprinosi većoj efikasnosti, već joj zapravo šteti.

Za ljude koji su u stanju da rade više zadataka istovremeno, često kažemo da su odlični „multipraktičari”. Ali ako pobliže pogledamo ovu analogiju, kuhinjski multipraktik zaista ima nekoliko dodataka, ali možemo koristiti samo jedan po jedan. Ukoliko želimo da koristimo neki drugi dodatak, potrebno je da isključimo multipraktik i zamenimo nožić, secka ili mikser, da bismo mogli da nastavimo sa drugim zadatkom. Ovo nam izgleda savršeno jasno i logično.

Multipraktičari kao osobe deluju drugačije od uređaja. U figurativnom smislu, mogli bismo reći da imaju instalirane sve priključke odjednom i da istovremeno obavljaju sve zadatke. Kako mogu da završe bilo šta sa ovakvim neredom? Oni jednostavno ne mogu. Ideje im prebrzo prolaze kroz glavu da bi bile realizovane. Pošto multipraktičari žele da rade sve odjednom i njihovi „dodaci“ se bore, njihov sistem se često ruši i zadaci završavaju negde na pola puta, što dovodi do manje efikasnosti.

Multitasking smanjuje efikasnost

Mnogi ljudi veruju da multitasking može poboljšati njihovu efikasnost i da će na taj način učiniti više. Ako uspemo da pošaljemo e-poštu tokom sastanka ili skeniramo izveštaje dok slušamo onlajn seminar, mi smo produktivniji, zar ne?

Nije nužno. Studija objavljena u American Journal of Experimental Psichology pokazala je da je učenicima potrebno mnogo više vremena da reše složene matematičke probleme kada su morali da se prebace na druge zadatke između. U stvari, bili su 40 odsto sporiji od onih koji nisu morali stalno da prelaze između zadataka. Studija pokazuje da ovi pojedinci zapravo nisu obavljali više zadataka istovremeno, već su se u stvarnosti samo često „prebacivali između zadataka“.

Kako se krećemo od projekta do projekta, naš mozak se na neki način mora ponovo pokrenuti, restartovati. Kada pređemo sa jednog projekta na drugi, kasnije će biti potreban dodatni napor da bismo mogli da se vratimo na isti tempo rada kao što smo prvobitno imali. Takav rad uglavnom ima upravo suprotan efekat – gubitak efikasnosti.

„Infomanija“ uzrokovana multitaskingom može smanjiti IQ

Studija takođe pokazuje sve veću zavisnost od tehnologije, jer ljudi stalno proveravaju mejlove i tekstualne poruke kada bi trebalo da obrate pažnju na nešto drugo, kao što je sastanak ili projekat.

Ispostavilo se da je stalna upotreba tehnoloških uređaja i pregledavanje poruka, koje su istraživači nazvali „infomanijom“, smanjilo IQ učesnika studije za 10 poena. Pored toga, nalazi studije pokazuju da je pad koeficijenta inteligencije povezan sa „infomanijom“ više nego dvostruko veći od pada koeficijenta inteligencije uočenog u studiji o uticaju pušenja marihuane na smanjenje koeficijenta inteligencije.

Vežbom do savršenstva?

Možda mislimo: „Radim više zadataka u isto vreme već duže vreme da bih se ponašao kao dobro podmazana mašina.“ U ovom slučaju, to nije tačno, jer istraživanje Nacionalne akademije nauka SAD pokazuje da ljudi koji koordiniraju više zadataka u isto vreme, u stvari, rade lošije od ljudi koji manje naglašavaju multitasking. Naime, one prve u poplavi istovremeno otvorenih zadataka lako zbune i najbeznačajnije informacije. Ljudi koji su obavljali manje zadataka u isto vreme bili su više fokusirani i mogli su da postignu više. Ovo je samo jedan slučaj u kome poslovična vežba ne čini majstora. Postoji dosta dokazanih metoda za poboljšanje efikasnosti, ali multitasking nije jedan od njih.

 

Nedostaci multitaskinga

Istovremeno obavljanje više posliva odjednom ima dosta negativnih posledica koje mogu imati snažan uticaj na naš rad, a samim tim i na poslovanje kompanije.

1. Slabiji kvalitet rada i smanjen fokus

Ako se bavimo dvema stvarima u isto vreme, ne obraćamo punu pažnju ni na jednu od njih. Stoga je veća verovatnoća da ćemo pogrešiti. Na primer, ako pokušamo da rešimo problem za klijenta preko telefona i odgovorimo na e-poštu u isto vreme, može doći do grešaka u e-poruci ili ćemo možda morati da tražimo od klijenta nekoliko puta da opiše problem. Ako se fokusiramo na svaki zadatak posebno, mnogo je verovatnije da ćemo svakom zadatku posvetiti dovoljno pažnje i vremena. Čest prateći fenomen multitaskinga je i osećaj nedostatka vremena i posledična žurba, što dodatno smanjuje koncentraciju na poslu i povećava šanse za greške.

 

2. Manja efikasnost

Multitasking je štetan za efikasnost. Naš mozak jednostavno ne može da se nosi sa više zadataka odjednom. Umesto toga, pokušajte da radite jedan po jedan zadatak i dajte mu pravo vreme.

 

Saveti za poboljšanje efikasnosti

Poznato je da su rokovi za određeni zadatak često (pre)kratki ili smo pod pritiskom očekivanja klijenata ili nadređenih. U takvim slučajevima često pokušavamo da obavljamo više zadataka. Sada kada smo objasnili da multitasking šteti našim poslovnim rezultatima i produktivnosti, možemo da se zapitamo šta možemo da uradimo da se efikasno nosimo sa prenatrpanim prijemnim sandučetom, čitamo gomile izveštaja i upućujemo pozive klijentima? Želimo da podelimo sa vama nekoliko saveta za povećanje efikasnosti bez obavljanja više zadataka odjednom.

 

1. Hajde da organizujemo dan

Na početku dana kreirajte listu prioriteta zadataka: zapišite ih i organizujte prema relevantnosti i potrebnom vremenu. To nam olakšava praćenje realizacije zadataka. Ponekad samo svest da zadatak oduzima mnogo vremena može biti dobar prvi korak ka fokusiranju na radni proces.

 

2. Ograničite vreme za čitanje e-mail-a

Da li je naše popodne izgubljeno u vašem sandučetu? Ovo je čest problem. Hajde da pokušamo da rezervišemo određeno vreme koje ćemo provesti čitajući e-mail. Kada obavljate važan zadatak, zatvorite e-mail ili privremeno isključuite obaveštenja. Na ovaj način, moći ćete da se fokusirate na ono što zapravo radite, umesto da vam neko smeta svaki put kada dobijete poruku. Ne dozvolite da besplodno skrolovanje po prijemnom sandučetu utiče na vaš trenutni posao.

 

3. Ograničite vreme na nerelevantnim sajtovima

Da li gubimo vreme prelistavajući različite stranice, možda čak i  Facebook ili LinkedIn? Iako nam se čini da nam treba samo pet minuta ovde i deset minuta tamo, na ovaj način zapravo možemo izgubiti mnogo vremena tokom dana. Ne zaboravimo da provodimo više vremena pretražujući veb i pregledavajući različite stranice nego što razmišljamo.

 

4. Pokušajte da radite u intervalima od 90 minuta

Koje je optimalno vreme za rad na jednom projektu? Prema studiji Državnog univerziteta Floride, ovo je devedeset minuta. Oni koji rade u intervalima dužim od 90 minuta ulaze u stanje fizičkog umora. Hajde da eksperimentalno razbijemo naše vreme i pokrenemo tajmer. Pokušajte da se bavite jednim projektom 90 minuta. Obratite pažnju koliko puta ćete  podsvesno pokušati da skrenete pažnju tokom rada sa stvarima koje nisu deo trenutnog zadatka. Provera e-maila ili telefona su dobri primeri podsvesne prinude koje smo jedva svesni, ali to zaista remeti fokus.

5. Hajde da napravimo pauzu

Posle 90 minuta rada napravite pauzu od 10 minuta. Nemojte pokušavati da ubrzate zadatak tako što ćete duže ostati za stolom uz ispijanje kofeina ili mukotrpnu upornošcst. Najefikasniji su kratki radni intervali praćeni redovnim kratkim pauzama.

Efikasnost je važna komponenta uspešnog poslovanja. Dobri zaposleni su prvenstveno oni koji imaju sposobnost da efikasno pretvore svoje napore u opipljiv proizvod ili uslugu koji generišu prihod. Savremeno poslovanje donosi mnogo zadataka. Većina zaposlenih pokušava da uradi više za manje vremena, pa pribegavaju multitaskingu. Ali studije pokazuju da sa multitaskingom zapravo radimo manju količinu posla i pravimo još više grešaka, manje pamtimo i nepovoljno menjamo način na koji naš mozak radi. Možda je sada vreme da dobro razmislimo da li smo zaista produktivniji sa ovakvim načinom rada?