Da li je došlo vreme da radne zadatke prepustimo mašinama?

Pre samo godinu dana, automatizacija poslovnih aktivnosti nije bila aktuelna tema kao što je danas. Pitanje je šta se sve to u međuvremenu desilo da ovo postane tekuća stvar mnogih kompanija. Osim epidemije koronavirusa, koja je očigledno nanela i materijalnu, ali i ljudsku štetu u gotovo svim državama, desile su se neke tektonske promene u načinu funkcionisanja biznisa.

Najveći tehnološki giganti, kao što su Facebook, Google, Twitter i Snapchat, prešli su u nekom trenutku na kompletno udaljeno poslovanje tokom prethodne godine. To znači da su njihovi radnici radili od kuće, iz bezbednog okruženja u kom su bile smanjene šanse da dođe do zaraze. Sve to ne bi bilo moguće da određeni delovi svakodnevnog funkcionisanja ovih kompanija nisu bili unapred automatizovani i optimizovani tako da ljudi ne zavise preterano od prostora u kom rade. Sva dokumentacija i potrebna papirologija, za njih je već smeštena u virtuelno okruženje, koje je napravljeno tako da zaposleni imaju pristup i sa udaljene lokacije svemu što im je potrebno za svakodnevni rad.

Međutim, kada su u pitanju manja preduzeća, firme koje su se oslanjale na poslovanje uživo, tu je došlo do određenih problema koje je trebalo brzo rešavati. Poslovni programi kao što je PANTHEON su se pokazali kao dobro rešenje za većinu prepreka u ovoj situaciji. Dolaskom krize tokom 2020. godine, kompanije su uvidele koji su to benefiti korišćenja softvera i dodatnih rešenja  kod svakodnevnog poslovanja. Kriza je pokazala koliko je tehnologija snažan saveznik u poslovnom upravljanju i razvoju, ali i da kao takva nije prepreka funkcionisanju, već prilika za evoluiranje u biznisu. Ona preduzeća koja to na vreme uvide, imaju šansu ne samo da prevaziđu trenutno stanje, nego i da unaprede svoj posao.

Uvođenjem mašina u posao, odnosno njihovom aktuelizacijom, postavlja se pitanje da li to predstavlja pretnju po zaposlenost čoveka. Nije prvi put da se svi ovo pitaju, hoće li uvođenje mašina u posao smanjiti cenu čovekovog rada, da li se gube radnici, i još mnogo toga. Odgovore na ova pitanja pokušaćemo da damo u nastavku teksta.

Razumevanje potencijala automatizacije posla

Kada se raspravlja o automatizaciji, potrebno je razumeti da li postoji potencijal da se određena aktivnost automatizuje uz pomoć trenutno dostupnih tehnologija, odnosno da li je ona tehnički izvodljiva ili ne. Na gotovo svakoj funkciji u preduzeću, postoji niz aktivnosti koji se svakodnevno obavlja, odnosno više vrsta različitih zadataka.

Kada se analizira postojanje tipova aktivnosti, potrebno je onda sagledati koliko statistički zaposleni provode vremena u njihovom obavljanju. Tokom radne nedelje, radnici sigurno odvajaju značajno vreme za izvršavanje manje važnih zadataka. Ako postoji prilika da se određeni deo posla automatizuje, dolazi se do tehničke izvodljivosti. Naravno, gde postoji već izrađena tehnologija, a odgovara i po troškovima razvoja, primeni softvera i hardvera, onda je sasvim sigurno da do automatizacije može doći. Dinamika rada do koje bi došlo je još jedan faktor o kom treba razmišljati. Već izgrađeno tržište radnika i njihova cena rada može biti kontra argument automatizaciji i uvođenju mašina u posao. Međutim, ako mašina obavlja posao kvalitetnije, sa manje grešaka i brže, onda je sasvim jasno ko odnosi pobedu, i zašto je iz ugla korporacija bitno da neke svoje segmente ubrzaju i optimizuju.

Ilustracije radi, pitanje uvođenja traktora i mašina u primarnoj poljoprivrednoj proizvodnji takođe je bilo jednako kontroverzno za radnike, kao što je to slučaj danas sa robotima, iako se ovo prvo dešavalo pre stotinu i više godina. Pre upotrebe traktora, ljudi su upravljali konjima i ručnim mašinama, kako bi oplemenjivali i orali svoje njive. Uvođenjem traktora i novih alata, ljudi su se pitali da li će ih oni zameniti, da li će čovek postati beskoristan u toj industriji. Do danas se to
nije desilo, jer je čovek prestao da troši fizičku energiju na mehaničke radove, i postao je još važniji u poljoprivredi, upravljajući tim istim mašinama i traktorima. To je čoveku omogućilo da brže, efikasnije i kvalitetnije obavlja mehaničke poslove, što mu je ostavljalo više vremena da se bavi razvojem posla.

Danas je iznenađujuće koliko se zaposlenima može pomoći uvođenjem alata koji radi sa fakturama, računima, papirologijom koja ume da iscrpi svu energiju tokom radnog dana. Zamislite samo koliko je vremena potrebno da se uradi obračun plata svim zaposlenima, ako se ovaj posao radi ručno. Ako to uradi softver, on će to uraditi sa mnogo manje grešaka, brže i efikasnije. Samim tim, zaposleni ima više vremena da se posveti nekim drugim aktivnostima, izgradnji odnosa sa kolegama i sl.

Šta se sve može automatizovati?

Ako poželite kontrolu nad procesima u preduzeću, onda je WorkFlow pravi izbor za to. Omogućava niske troškova učenja zaposlenih, lak i brz pristup podacima, i maksimiziranje iskorišćenog vremena. Osim toga, povećava produktivnost zaposlenih, dokumenta se mogu potvrđivati elektronskim putem, a automatizuje se i proces obaveštavanja zaposlenih o dnevnim aktivnostima.

Obračun PDV-a, obračun plata, obračun amortizacije, primljena pošta, primljeni i izdati računi, sve su ovo primeri šta se sve može automatizovati i optimizovati. Većina svakodnevne papirologije može se svesti na vrlo jednostavne procese, a zaposlenima se može ostaviti više vremena da unapređuju kako sebe, tako i okruženje u kom rade.

Ubrzanje svakodnevnog poslovanja uz automatizaciju ponavljajućih aktivnosti

Koronavirus nas je naterao da se zapitamo da li smo dovoljno efikasni u svom poslu, i da li možemo biti bolji. Ako određene aktivnosti ubrzate, odnosno optimizujete uz upotrebu alata kao što je WorkFlow, imate više vremena da se posvetite sopstvenom napretku, učenju novih veština, a samim tim i da na mnoge druge načine pomognete razvoju i boljitku svoje kompanije.

Upotrebom alata WorkFlow, možete da definišete tok gotovo svih procesa u vašoj kompaniji. Utvrdite koji sve zadaci postoje, dokumenti, tok kretanja informacije, moguće nivoe odlučivanja i još mnogo toga. Zatim, sve popisano možete da optimizujete, baš tamo gde se procesi spajaju i susreću. Sigurno da jedan deo procesa može da se integriše u srodne zadatke, čime se povećava kvalitet obavljanja posla.

Da li čovek gubi značaj uvođenjem mašina u svakodnevni rad?

Čovek ne gubi na značaju uvođenjem mašina u svakodnevni rad. U kom god trenutku evolucije poslovanja da se određena tehnologija uvede u posao, ona može samo doprineti kvalitetnijem obavljanju zadataka. Dosadašnje iskustvo govori o tome da je čovek svakim uvođenjem novih tehnologija u svoje poslove napredovao i izlazio kao pobednik, čime je stvoren neisprekidan lanac kvalitativnih promena. Baš nam iskustvo pokazuje da mašina nije protivnik čoveku u radu, već čvrst saveznik, kako bi se omogućio razvoj ljudima.

Ako razmišljate o nabavci alata kao što je WorkFlow, postoje parametri na koje treba da obratite pažnju pri kupovini. Važno je da stvorite sliku o tome šta dobijate uvođenjem novog alata u svakodnevnu upotrebu. Kada na papir stavite sve benefite koje vaše preduzeće može dobiti upotrebom WorkFlow-a, onda će vam biti mnogo jasnije koji segmenti mogu biti unapređeni i podržani, a zaposleni zadovoljniji.