Automatizacijom do podizanja performansi zaposlenih?

Šta je ono što nam redovno nedostaje? Na šta se svi žalimo kada nešto ne stižemo da uradimo? Koji je najčešći razlog? Pogađate: u pitanju je vreme…

Zamislite sledeću situaciju: radite svoj posao i dođete do dela koji bi, uzimajući u obzir da radimo na računaru, trebalo da se odradi potpuno lako, ali kreću problemi: izvoz u Exel, elektronsko potpisivanje dokumenta, slanje izveštaja, a email server ne radi i sl. Tada umesto da ste se bavili suštinom svog posla, izgubili ste silno vreme na trivijalnosti koje su mogle biti otklonjene, sprečene ili najbolje automatizovane. I tu dolazimo do poente: ako trivijalne ponavljajuće zadatke možemo automatizovati da li ćemo biti produktivniji?

Teorija, ali i praksa kažu da bi trebalo. Ako imam viška vremena da se fokusiram na posao umesto na tehničke trivijalnosti velika je verovatnoća da će moje performanse biti bolje.

Šta se sve može automatizovati?

Hajde da za početak uzmemo neke osnovne stvari koje bi svaka kompanija mogla automatizovati, a vi ćete već sami naći stvari koje biste i sami mogli automatizovati.

Uopšteno govoreći svaki onaj zadatak koji se ponavlja uvek na isti način i sa istim očekivanim rezultatom se može automatizovati!

Uzmimo na primer par redovnih aktivnosti koje se obavljaju skoro na dnevnom nivou.

1. Prijem i obrada ulaznih računa
2. Obrada i knjiženja izvoda banke
3. Redovno periodično izveštavanje
4. Elektronsko arhiviranje dokumenata
5. Odobravanje i obaveštavanje aktivnosti i dokumenata u procesu
6. Obaveštavanja o tekućim aktivnostima poslovanja
7. I mnogo drugih stvari

Naravno, automatizacija za svaku kompaniju može izgledati drugačije, ali tu govorimo samo o nijansama i nivou detalja. Ako uzmemo gore pomenuti prijem i obradu ulaznih računa jasno je da takav proces ima neke svoje zakonitosti nezavisno od specifičnosti svake firme. A opet, sa druge strane, svaka firma će u taj proces uneti aktivnosti koje su specifične samo za njih. Negde će primera radi ulazni račun troška ići na odobravanje kod vođe odeljenja, a negde će ići direktno kod direktora i sl.

Ako postavimo automatizaciju kroz unapred definisan proces, ne moramo više trošiti vreme na ručni proces odobravanja, i možemo biti i sigurni da će se proces uvek dešavati na isti način. Koliko se samo tu uštedi vremena?

Koje su prednosti automatizacije poslovnih procesa?

Automatizacija može pomoći zaposlenima da urade više posla za manje vremena i na jednostavniji način. Alati za automatizaciju kakav je PANTHEON WorkFlow omogućavaju praćenje tokova aktivnosti kroz više poslovnih procesa. Zatim, automatizacijom poslovnih procesa stvari se dešavaju u kontrolisanijem okruženju.

Automatizacija nudi rešenje za aktivnosti i zadatke u kojima ljudi nisu previše dobri. To su aktivnosti koje uvek treba ponoviti na isti način bez varijacija na temu. A ljudi, čak i kada rade istu stvar više puta umeju da unesu varijacije što dovodi do grešaka. Npr. unese se pogrešan podatak, zbir se izračuna pogrešno, zaboravimo neki detalj i sl.

Naravno nije loše imati varijacije. To je neophodno za rast, prilagođavanje i napredovanje. To je deo ljudske prirode. Ipak, mi nismo dobri u ponavljanju stvari. Mašine jesu.

Jednom kada se ljudi oslobode monotonije, dosadnih i ponavljajućih zadataka to im ostavlja prostor da to vreme iskoriste pametnije: u interakciji sa drugim ljudima, kupcima, dobavljačima, i da nađu nove kreativne načine kako da donesu dodatnu vrednost poslu.

U tom svetlu ključne prednosti (ali ne i jedine!) automatizacije su:

• Rasterećenje zaposlenih
• Unapređenje usaglašenosti
• Povećanje preciznosti
• Ubrzanje procesa
• Ubrzanje učenja
• Sniženje troškova obuke

Sa poslovne strane, automatizacijom poslovnih procesa se može postići veća kontrola, upravljivost, pojednostavljenje i niži troškovi.

Putem automatizacije poslovni procesi se mogu lako proširiti i van organizacije kako bi uključili i dobavljače, kupce i druge poslovne partnere. U svetu e-poslovanja, automatizacija je neophodna kako unutar organizacije tako i van organizacije. Koristeći Internet kao mehanizam za ažuriranje informacija, povezivanje organizacionih jedinica svako može u svakom trenutku znati šta se u kojoj fazi procesa dešava, a na takve informacije se može reagovati.

Kroz automatizaciju i eliminaciju nepotrebnih koraka povećava se efikasnost. Kroz standardizaciju procesa koja je neophodna za automatizaciju povećava se sledljivost i bolja kontrola procesa. Dosledna primena procesa i procedura povećava predvidljivost poslovanja na svakom nivou i posledično povećava zadovoljstvo kupaca. Ako se vratimo na standardizaciju videćemo da se i procesi mogu unaprediti, a svaki proces i aktivnost postaju vidljivi. To nas dovodi do merenja i mogućnosti unapređenja.

Sve to donosi gore pomenuto vreme koje umesto na ponavljajuće, monotone i dosadne zadatke zaposleni mogu iskoristiti za neke druge kreativnije, produktivnije i profitabilnije aktivnosti, a posledično i na povećanje performansi zaposlenih.

Zašto bi se gubilo vreme na nešto što se bez problema može standardizovati i automatizovati?

Čini nam se da je došlo vreme da ove zadatke prepustimo mašinama, zar ne?