5 razloga zbog kojih ne bi trebalo da koristite Excel za vođenje računovodstva

U mnogim kompanijama zaposleni vole da koriste Excel za vođenje računovodstva. Posebno su mu skloni zaposleni u manjim preduzećima sa malim brojem zaposlenih i vrlo malim budžetima. S obzirom na to da je Excel deo programskog paketa MS Office, u većini kompanija zaposleni ga već imaju na računaru. Upravo to je jedan od razloga zašto se Excel često koristi za vođenje računovodstva.

Osim toga, popularan je zato što ne zahteva posebnu edukaciju jer ga većina zaposlenih zna koristiti. I zaista, Excel je relativno lako koristiti i odličan je alat za kreiranje raznih tabela. međutim, ovaj program nije najbolji izbor kada je u pitanju složenije vođenje računovodstva. Sledi pet razloga zašto.

1. Velika mogućnost pravljenja grešaka

Kao što sigurno već znate, Excel je program u kojem se podaci unose u ćelije. Obračuni se mogu dobiti uz pomoć formula, što je vrlo praktično, ali može lako dovesti do grešaka. Potrebno je poznavati formule i znati kako ih primeniti.

Ako je unos u samo jednoj ćeliji pogrešan, konačan obračun će takođe biti pogrešan. Greška može biti sitna poput decimalne tačke ili zareza i može biti teško uočiti je. Takođe, greška može biti i u lošoj ili pogrešnoj formuli.

Osim najosnovnijih formula poput SUM, u Excelu je moguće koristiti i složenije formule kombinacijom različitih funkcija. Zatim, tu je sortiranje, filtriranje, formatiranje, izrada grafika itd. Sve ove funkcije je potrebno poznavati kako bi se mogle pravilno koristiti. To podrazumeva i dodatnu edukaciju.

2. Nedostatak funkcionalnosti

Jedan od velikih nedostataka vođenja računovodstva u Excel tabeli je nemogućnost povezivanja sličnih aktivnosti. Na primer, ponude, fakture, otpremnice i drugi dokumenti se kreiraju i čuvaju zasebno. Nije moguće iz ponude brzo i jednostavno kreirati fakturu.

Ovakvim načinom rada produžava se vrijeme potrebno za obavljanje računovodstvenih zadataka.

3. Gubitak podataka

Koliko puta vam se dogodilo da vam se računar „zamrzne“ ili program „padne“? Ovo su situacije koje se prosečnom korisniku računara mogu često  dogoditi. Osim toga, može se dogoditi da hard disk zakaže ili da se dokument slučajno obriše ili zagubi. U ovakvim situacijama dolazi do gubitka važnih podataka, nemogućnosti nastavka rada i gubitka vremena.

4. Smanjena učinkovitost i trošak vremena

Ako koristite Excel za vođenje celokupnog računovodstva, trošite više vremena nego što je potrebno. Rezultat toga je smanjena efikasnost i produktivnost u radu.

Pogotovo ako se radi o računovodstvenim zadacima koji se ponavljaju uvek na isti način i imaju isti očekivani rezultat. Neki primeri su primanje i obrada ulaznih računa, knjiženje izvoda, izveštavanje, odobravanje dokumenata itd. Ovakvi zadaci se mogu automatizovati. Time se rasterećuju zaposleni, povećava efikasnost i ubrzavaju poslovni procesi. Osim toga, automatizacijom procesa postiže se veća kontrola, bolje upravljanje, pojednostavljenost procesa i niži troškovi.

5. Pristup podacima

Svi računovodstveni podaci ne bi trebalo da budu dostupni svim zaposlenima. U ovom slučaju bi trebalo voditi odvojene Excel datoteke. Ako određenom dokumentu treba da pristupi više osoba, potrebno ga je slati e-mail-om. Pritom je potrebno paziti da se uvek šalje najnovija verzija dokumenta i, naravno, da se ne pošalje pogrešnoj osobi.

Takođe je moguće dokumentu pristupiti ako se nalazi na zajedničkom serveru. Osim što dokument tada u isto vreme ne mogu uređivati dve osobe, potrebno je i zaštititi ga lozinkom.

Postoji li bolje rešenje?

Naravno da postoji! ERP rešenje poput PANTHEON-a može znatno olakšati rad u računovodstvu.

PANTHEON je napredni poslovno-informacioni sistem koji nudi predefinisane automatizme i specifične postavke. Ovaj poslovni softver je stvoren sa jasnom namerom ubrzavanja i olakšavanja svih računovodstvenih poslova.

PANTHEON olakšava pripremu izveštaja, obračun plata i knjiženje i pomaže vam u uspešnom vođenju računovodstva. Tačno i ažurno knjiženje omogućava unos podataka bez grešaka, a time je rad puno brži. Obračun PDV-a i plata, priprema izveštaja, bilansi i putni nalozi su uz PANTHEON dosta lakši i jednostavniji.

Takođe, uz prilagodljivu analitiku i automatizme za brzu pripremu izveštaja možete:

• jednostavno prikupljati podatke,
• pripremati temeljne analize i
• brže i jednostavnije planirati pomoću predefinisanih postavki.

Uz PANTHEON WorkFlow možete optimizovati i automatizovati rutinske zadatke koji se ponavljaju u vašoj kompaniji. To vam omogućava unapređenje i pojednostavljivanje svakodnevnih računovodstvenih procesa. Automatizacija će ubrzati rad, smanjiti mogućnost grešaka i omogućiti uštedu vremena i veću efikasnost zaposlenih.

WorkFlow takođe omogućava:

• bespapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata,
• automatsko prosljeđivanje radnih zadataka odgovornim osobama,
• obaveštavanje putem e-mail-a o statusima procesa i
• analizu uspešnosti izvršenja zadataka.

Zaključak

Excel je možda dobar izbor za mala preduzeća, ali nije najbolje rešenje za veće kompanije sa velikim brojem zaposlenih i transakcija. Kao što smo već spomenuli, Excel je relativno jednostavan program. Međutim, koliko ga je zapravo jednostavno koristiti za vođenje računovodstva? Većina je upoznata sa osnovama programa, ali to nije dovoljno za složenije finansijske obračune.

Zbog niza nedostataka, bolji izbor je ulaganje u poslovni softver koji može pratiti vaše poslovanje na odgovarajući način.

PANTHEON ERP rešenje je pravi izbor i za manje kompanije kojima je možda potrebno samo izdavanje računa, pa sve do većih kompanija sa više filijala i međunarodnim poslovanjem. PANTHEON je poslovni softver koji raste sa vama i prilagođava se vašim potrebama i radi povezano sa drugim programima kao temelj vašeg informacionog sistema. Na raspolaganju vam je u više verzija s obzirom na funkcionalnosti koje nudi. Njegovom upotrebom povećava se preciznost i efikasnost zaposlenih, a poslovni procesi se odvijaju brže.