5 koraka do digitalnog računovodstva

Ideja da računovodstvo postane potpuno digitalno sve je prisutnija i istinitija u savremenom svetu. Kompanije širom sveta, zajedno sa svojim klijentima, već su preduzele značajne korake u digitalnom svetu tokom protekle decenije, iako potpuna migracija na oblak tek treba da bude u potpunosti realizovana.

Na primer, desktop računovodstveni softver je evoluirao do tačke u kojoj više nije tako striktno odvojen od digitalnih platformi. Uzmite u obzir da, kao potrošači, sada skoro 60% naših kupovina obavljamo onlajn. Digitalno doba više nije nešto što nas čeka iza ugla, već je naša realnost.

A digitalizacija preduzeća više nije upitna. Sa trenutnom dostupnošću digitalne tehnologije, dva najvažnija pitanja su postala: kako i odakle početi?

Počnimo od osnova

Digitalna računovodstvena tehnologija počinje jednostavnim stvarima. Šta je jednostavnije i svakodnevnije od rukovanja dokumentima? Prelazak dokumenata u digitalni oblik postao je neophodnost, a ujedno je u redu stati na kraj običnom prekucavanju. Treba razmisliti i o skladištenju dokumenata. Određeni zahtevi su obavezni jer su propisani zakonom, a neki se odnose na bezbednost podataka. Zamislite da izgubite sve svoje dokumente i podatke o klijentima preko noći. Sa eDokumentima uskladištenim u oblaku, obezbeđena je bezbednost i usklađenost sa zakonima, a istovremeno im se može pristupiti u bilo kom trenutku. Sa automatski kreiranim rezervnim kopijama, obezbedićemo da naše rukovanje podacima i dokumentima bude zaista bezbrižno.

Ovo su temelji svake savremene računovodstvene prakse, ali su u isto vreme upravo to – početak na kome se može graditi. Prati ih ponuda veće dodatne vrednosti za kupce, ušteda vremena (i novca) i efikasna alokacija resursa. Samo uzimajući u obzir optimizaciju i digitalizaciju svih ovih elemenata, kompanija može postati zaista digitalna. U nastavku delimo neke korake koje računovođe treba da imaju na umu ako žele da posluju digitalno.

1. Jednostavna razmena podataka sa kupcima

Glavna bolna tačka za računovođe i knjigovođe je deljenje svih informacija sa klijentima, čak iu modernom digitalnom dobu. Koliko puta se desi da mušterije na kraju meseca donesu gomilu računa u torbi! Razmislimo i o stalnim pozivima i koordinaciji preko telefona. Pomislite na sve vreme koje je potrebno za rešavanje malih, ali stvarnih problema sa dokumentima klijenata. Sada se ovakvi knjigovodstveni problemi mogu rešiti onlajn rešenjem PANTHEON Web Light, koje je povezano sa knjigovodstvenom bazom podataka i omogućava dodavanje svih vrsta dokumenata. Kada klijenti predaju dokumente, računovođa ih automatski prima u PANTHEON-u, gde se mogu knjižiti. Ovo brzo prekida lančane mejlove, telefonske pozive ili čekanje da se fizički dokumenti isporuče.

2. Automatsko fakturisanje i upravljanje zalihama

Automatskim preuzimanjem faktura kupaca, problemi sa zaboravljenim fakturama se mogu rešiti i status zaliha može se odmah povezati. Uz onlajn poslovni program, kupci brzo i lako sami izdaju i oporezuju fakture. Kupci i dobavljači se mogu automatski uvoziti u program iz AJPES baze podataka, čime se skraćuje vreme za unos podataka i izbegavaju moguće greške prilikom unosa. Prilikom izdavanja računa smanjuje se i vrednost i količina zaliha. Program onlajn poslovanja omogućava i prikaz liste izdatih računa, zatvaranje kase, unos kupaca i potvrđivanje faktura.

3. Bankovne informacije na dohvat ruke

Integracija ERP sistema sa bankarskim sistemima predstavlja veliki korak ka digitalizaciji poslovanja. Automatizacijom bankarskog poslovanja moguće je obezbediti brzu i bezbednu razmenu dokumenata platnog prometa između informacionog sistema kompanije (ERP) i informacionog sistema banke. Za sve koji se bave računovodstvenim uslugama dostupno je sveobuhvatno rešenje koje, između ostalog, nudi i automatsko ažuriranje izvoda stanja i plaćanja u realnom vremenu. Uz nekoliko klikova, svi važni podaci se mogu obraditi bez potrebe da ih sami unosite ručno. ERP integracija sa bankama omogućava pristup svim otvorenim bankarskim API-jima preko jedne tačke, što čini integraciju značajno lakšom i za provajdere trećih strana.

4. Pojednostavljeni poslovni procesi kroz unapred definisane tokove

Vreme za obavljanje ponavljajućih zadataka i poslovnih procesa može se lako smanjiti kreiranjem tokova posla. Sa PANTHEON WorkFlow modulom, ovo je prilično jednostavno. Računi se obično moraju odobriti pre ulaganja. Ručno potpisivanje je dugotrajno, pa se ovo može izbeći uvođenjem PANTHEON poslovnog procesa (workflow) koji omogućava kreiranje poslovnog procesa od unosa dokumenta do njegovog potpisivanja i time potvrđivanja.

5. Čuvanje sve dokumentacije na jednom mestu

Sa ERP sistemima možemo zaboraviti na ormare pune fascikli i gomile papira u arhivi. Takvo skladištenje je neefikasno, skupo i dugotrajno kada treba brzo da pronađemo određeni dokument. eDokumentacija je repozitorijum sve dokumentacije koja se koristi u kompaniji. U dokumentaciji čuvamo primljenu i izdatu poštu (zajedno sa vođenjem poštanske knjige), svu knjigovodstvenu dokumentaciju (bankovne izvode, zaključke godine, opomene i sl.), komercijalnu dokumentaciju (ugovori, aneksi i sl.) i tehničku dokumentaciju. dokumentaciju (uputstva za upotrebu, garantni listovi i sl.). Zahvaljujući poslovnom procesu koji je integrisan u PANTHEON, eDokumentacija omogućava lak prijem i obradu dokumenata. Velika prednost ovog sistema je i veoma laka pretraga svih dokumenata po različitim kriterijumima.

Da li ste zainteresovani za digitalno računovodstvo u vašoj kompaniji? Naši stručnjaci će vam rado reći više o mogućnostima digitalizacije vašeg računovodstva i pomoći vam da uvedete ePoslovanje u svoju kompaniju. Pošaljite nam e-mail na prodaja@datalab.rs ili nas pozovite na 011 4048604.