5 ključnih koraka za implementaciju ERP-a
S obzirom na to da je konkurencija na tržištu sve veća, raste i broj kompanija kojima je potrebna bolja organizacija poslovanja. Kako bi zadovoljili korisnike i održali konkurentnost, potrebna je optimizacija resursa i veća profitabilnost. Shodno tome, rešenje za koje se u sve većem broju odlučuju je implementacija ERP-a.
Pre same implementacije potrebno je odabrati odgovarajuće ERP rešenje. Pritom treba obratiti pažnju na određene ključne kriterijume i bitne korake pre same kupovine novog softvera. Nakon uspešno obavljena ova dva procesa, dolazi vreme za implementaciju. Implementacija zapravo podrazumeva postupak od isporuke poslovnog rešenja do njegovog uvođenja u svakodnevno poslovanje kompanije. U zavisnosti od kompanije i samog ERP-a proces može trajati od nekoliko nedelja pa i do više meseci.
Kada se uspešno implementira, ERP povezuje sva područja unutar kompanije, a poslovni procesi se standardiziraju i ubrzavaju. Rezultat toga je efikasnije poslovanje, ušteda vremena i resursa, konkurentnost na tržištu i povećana produktivnost.
Međutim, implementacija kompaniji može donieti benefite jedino ako se pravilno odradi. U protivnom, ona može biti i na štetu same firme. Upravo zato implementacija zahteva vrlo odgovoran i ozbiljan pristup, predanost projektnog tima i podršku menadžmenta.
1. Priprema
U toku ove prve faze, potrebno je stvoriti preduslove za početak implementacije. Bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja budžeta ili rokova potrebnih za dovršenje implementacije.
U pripremnoj fazi je potrebno održati sastanak na kojem će se zaposlenima predstaviti plan projekta. Dobro osmišljen projektni plan je ključ uspešne implementacije. On treba da se sastoji od preddefinisanih ciljeva, terminskog plana i popisa odgovornosti za svakog zaposlenog. Svaki zaposleni bi trebalo da bude upoznat sa planom kao i da zna tačno šta će se od njega očekivati tokom implementacije.
2. Pregled stanja poslovanja
Svaka tipična implementacija ERP-a počinje pregledom stanja. Pregled stanja podrazumeva analizu trenutnih poslovnih procesa kompanije. Tokom ovog procesa, ERP konsultanti dokumentuju vaše poslovne procese kako bi dobili uvid u vaš način rada.
Kroz razgovor sa ključnim korisnicima, utvrđuju se razlozi zbog kojih se prelazi na novi softver i prema tim saznanjima se prilagođava novi softver. Konsultanti takođe, prikupljaju osnovne podatke o firmi, broju odeljenja i broju zaposlenih itd.
U toku pregleda stanja, takođe se definiše projektni tim koji će zajedno sa stručnim timom konsultanata raditi na implementaciji. Određuje se vođa projekta koji će nadgledati i upravljati procesom od početka do kraja implementacije kao sve ostale osobe koje će učestvovati u projektu.
Bitno je definisati koliko će zaposlenih raditi u novom softveru, što će tačno raditi kao i koje module će koristiti. Zatim, treba odrediti koji podaci će se uvoziti u novi softver kao i to da li ćete ih uvoziti sami ili ćete to prepustiti konsultantima. Ovo je ujedno i prilika da se suvišni podaci „počiste“ pre unošenja u novu bazu.
Pre prelaska na sledeći korak, potrebno je još dogovoriti edukaciju i odrediti datum početka rada u softveru.
3. Instalacija i podešavanje poslovnih procesa
Nakon prikupljanja svih potrebnih informacija, potrebno je instalirati novi softver i podesiti sve poslovne procese. Namešta se baza podataka i uvoze se podaci prema dogovoru koji je proistekao iz pregleda stanja.
Osim toga, konsultanti tokom ove faze postavljaju korisničke naloge i lozinke i podešavaju autorizacije za svakog korisnika.
Na kraju ove faze, konsultanti bi trebalo da testiraju bazu podataka kao i da provere da li su svi podaci tačni i da li sve funkcioniše kako treba.
Takođe, konsultanti korisnicima mogu postaviti test bazu. Ona se može koristiti za vežbanje pre nego što se poslovni program počne koristiti za svakodnevno poslovanje.
4. Edukacija
Edukacija zaposlenih je verovatno i najvažniji deo implementacije ERP-a. Kvalitetno sprovedena edukacija osiguraće uspešno rukovanje novim softverom i smanjiti probleme pri korišćenju. Važno je da se vaši zaposleni u potpunosti posvete svladavanju korišćenja novog softvera. Na kraju, to je bitno za njihov svakodnevni rad.
Vaši zaposleni vrlo verovatno neće „pohvatati“ sve detalje rukovanja novim ERP-om tokom edukacije i sigurno će u toku daljnjeg rada imati pitanja za konsultante. Stoga je pri odabiru ERP-a vrlo bitno obratiti pažnju na kvalitet korisničke podrške koju nudi kompanija koju ste odabrali za implementaciju novog softvera. Što je podrška kvalitetnija, vašim zaposlenima će biti lakše savladati funkcionalnosti novog softvera.
5. Primena novog softvera
Nakon uspešne implementacije i testiranja ERP rešenja, vreme je da korisnici počnu da koriste novi softver u svakodnevnom poslovanju. Međutim, ovde se posao ne završava, jer je tokom korišćenja ERP-a potrebno kontinuirano pratiti njegovo funkcionisanje. Program je potrebno redovno održavati i ažurirati kako bi pravilno funkcionisao i kako bi njegovi korisnici mogli neometano raditi. Ovde ključnu ulogu ima menadžment. Oni treba da prate kako se koristi novi ERP i da reaguju na eventualne probleme tokom upotrebe.
Implementacija ERP-a je veliki poduhvat, ali uz pravilno planiranje i upotreba ne bi trebalo da predstavlja nikakav problem vama i vašoj kompaniji. Uz odgovoran i ozbiljan pristup, implementacija ERP-a će vam doneti mnoge benefite uključujući veću produktivnost, bolju organizovanost i konkurentnost na tržištu. Osim toga, značajno ćete pojednostaviti svoje poslovanje jer nećete imati potrebu za unošenjem podataka u više različitih programa.
