5+ poboljšanja novog sistema za upravljanje dokumentacijom MNEMO

U Datalabu smo prepoznali sve veću potrebu za korišćenjem digitalnih alata, kao što je DMS (Document Management System), posebno u vreme pandemije COVID-19 i potrebe za radom sa udaljenih lokacija. Iz spomenutih razloga smo razvili novi unapređeni i modernizovani modul Dokumentacije, prijateljskog naziva MNEMO.  Šta je MNEMO? MNEMO je novi, poboljšani modul DMS-a dostupan u PANTHEON-u od verzije 10.20.00, vaš novi digitalni saradnik koji će poboljšati efikasnost, produktivnost i ROI vaših zaposlenih. MNEMO donosi potpunu integraciju sa Worflow-om, automatizovanim poslovnim procesima i poboljšanje u brzini rada uz user-friendly interfejs i jednostavniju upotrebu za krajnje korisnike.

Šta je to DMS (Document Management System)?

Sistem za upravljanje dokumentima ili DMS – skraćenica od engleskog termina „Document Management System“ koji ćemo i mi dalje koristiti u tekstu, služi za skeniranje, upravljanje (WorkFlow) i arhiviranje papirnih i elektronskih dokumenata.

Bez obzira na vrstu delatnosti koju obavljate i veličinu organizacije jedan od najkompleksnijih poslova unutar preduzeća je upravljanje dokumentacijom. Upravo u ovom poslovnom zadatku će vam pomoći naš DMS, unapređeni modul MNEMO. On će korisniku PANTHEON-a omogućiti lakšu organizaciju digitalnih dokumenata i konverziju papirnih dokumenata u digitalni elektronski oblik. DMS omogućava korisniku da svoje zadatke obavlja brže, jednostavnije i efikasno pruža sve potrebne informacije za obavljanje poslovnog zadatka.

Korišćenjem DMS-a integrisanog u PANTHEON korisnik ima sledeće mogućnosti:

• Upravljanje dokumentima ( tok dokumetacije unutar preduzeća ili odeljenja, smanjenje potrošnje papira i potrošnog materijala za štampače i aparate za fotokopiranje.)
• Arhiviranje dokumenata (Sigurnost i integritet dokumenata. Dokumenti se čuvaju u centralizovanoj bazi podataka na sigurnoj CLOUD lokaciji bez mogućnosti gubitka dokumenata).
• Dostupnost (Uz samo par klikova sa više različitih uređaja možete pristupiti svojim dokumentima i jednostavno ih pretraživati). Korišćenjem PANTHEON Web Light rešenja, koje je trenutno besplatno u sklopu Go Digital akcije, svojim dokumentima možete pristupiti i korišćenjem web browsera ili mobilnog telefona.
• Sigurnost i skalabilnost (Zaštićena centralna baza podataka, prilagođena rastu obima poslovanja i zahteva, mogućnost dodeljivanja dozvole pristupa za određene dokumente čime čuvate sigurnost i privatnost svojih poslovnih podataka).
• Upravljanje poslovnim procesima korišćenjem digitalnog alata Workflow (lakša saradnja i komunikacija među zaposlenima, praćenje toka poslovnog procesa i realizacije i jednostavno otkrivanje zastoja i neproduktivnosti u poslovnom procesu).
• Smanjenje fizičke arhive.
• Podešavanje automatskog brisanja svih dokumenata za koje ne postoji potreba za čuvanjem nakon određenog vremena.

Koje su novosti i poboljšanja u  modulu Dokumentacije MNEMO?

Za pregled video snimka novosti, kliknite na svaki od naslova u nastavku.

1. Arhivi

U novom modulu Dokumentacije jednostavno možete odrediti Arhivu kojoj pripada odgovarajuća vrsta dokumenta u PANTHEON-u, npr. različitim ograncima u kompaniji kako bi na kraju vrlo jednostavno imali mogućnost kreiranja više Knjiga Pošte (protokola) za različite filijale preduzeća. U samo par klikova ispišite svoju knjigu pošte za primljene i izlazne dokumente za poslovne jedinice ili filijalu preduzeća.

2. Klasifikacija

Jedno od poboljšanja u novoj verziji dokumentacije je i jednostavno preuzimanje gotovih klasifikacijskih planova sa web servisa. Sve što je potrebno da klasifikujete svoju arhivu je da preuzmete postojeći klasifikacijski plan za preduzeća, modifikujete ga po sopstvenim potrebama i dodelite dozvole pristupa za svoje zaposlene. Dosadašnju papirnu arhivu, ormare i registratore definišite po vašim organizaconim potrebama u klasifikacije kao što su: dopisi, ulazni računi, izlazni računi, kupoprodajni ugovori i slično. Kasnije možete jednostavno vršiti pretragu po određenim klasifikacijama i pristupiti im sa bilo koje lokacije korišćenjem PANTHEON aplikacije ili PANTHEON Web Light aplikacije npr. sa poslovnog sastanka kada vam je hitno potreban neki dokument ili izvršite slikanje i skeniranje računa sa službenog putovanja.

3. Meta podaci

Dodata je i mogućnost kreiranja i povezivanja meta podataka po želji za dokumente u preduzeću. U praksi sada je moguće recimo za klasifikaciju kupoprodajnih ugovora definisati različite meta podatke za dokumente (kupac, iznos ugovora, kontakt osoba, prodaja i sl.) i po definisanim meta podacima jednostavno u polju pretrage za metapodatke unesete ključnu reč za pretragu. Ovo je jedna od najbitnijih novosti i olakšanja u radu sa dokumentima jer sada možete definisati kreiranje i pretragu meta podataka čak i za one podatke koji nisu vezani za PANTHEON.

Pretpostavićemo da ste vlasnik studija za uređivanje enterijera i da svakom korisniku vaših usluga želite da dodelite odgovarajući dizajn enterijera. U kreiranu klasifikaciju dizajn enterijeri definisaćemo metapodatke kao što su: arhitekta koji izvodi radove, ime osobe koja je uradila dizajn, naziv projektanta, broj kataloga dobavljača korišćenog nameštaja u dizajnu, dizajnerski stil, interni broj 3D dizajna i sl. Nakon unosa meta podataka za svaki importovani 3D dizajn jednostavnim filtiranjem i pretragom u svakom momentu možemo pronaći potrebni dokument-dizajn enterijera.

4. Nova user friendly forma DMS modula

Potpuno redizajnirana glavna forma modula Dokumentacije koja donosi brži rad i produktivnije upravljanje i korišćenje dokumenata, veću preglednost i više prostora za pregled i rad na dokumentima. Takođe redizajnirani su i paneli za prikaz vezanih digitalnih dokumenata na vrstama dokumenta, npr. veći prikaz ulaznog računa kod knjiženja ulaznog računa ili lakši pregled drugog overenog primerka izlaznog računa ili ugovora u šifarnicima subjekata.

5. Čarobnjak za podešavanje Dokumentacije

Potpuno novi i poboljšani čarobnjak za podešavanje funkcionalnosti MNEMO dokumentacije koji vas vodi kroz proces podešavanja i omogućava brzo i jednostavno postavljanje svih funkcionalnosti. Jednostavnim preuzimanjem podešavanja sa web servisa u nekoliko minuta ćete biti spremni za korišćenje DMS-a i vaš sistem za upravljanje dokumenata će biti potpuno funkcionalan sa uvezenim klasifikacijama dokumenata, arhivama za dokumente (CLOUD način ćuvanja ili lokalni DMS storage). Besplatno preuzmite predefinisane Worflow-ove za masovni uvoz skeniranih dokumenata sa lokalnih ili mrežnih foldera, Workflow za skeniranje i automatsku klasifikaciju dokumenata. Nakon ovoga potrebno je samo da povežete vrste dokumenata u PANTHEON-u sa odgovarajućim klasifikacijama i započnete svoj put u digitalizaciju i digitalno čuvanje dokumentacije u preduzeću.