Sistem za upravljanje dokumentacijom – DMS

Prirodan dodatak ERP sistemu

Koliko puta vam se desilo da provedete sate u pronalaženju nekog važnog dokumenta? A sigurni ste da je bio baš u tom i tom registratoru? Koliko puta ste bili sigurni da nešto imate i baš kada vam je zatrebalo niste mogli da pronađete? Ili ste pronašli baš onda kada vam nije trebalo u gomili papira koja već danima skuplja prašinu na stolu u iščekivanju slobodnog vremena za sređivanje stola?

Već smo ranije pisali o tome šta je sistem za upravljanje dokumentacijom ili DMS skraćenica od Document Management System i opisali neke od ključnih karakteristika i prednosti. U ovom tekstu obradićemo konkretnije prednosti digitalne dokumentacije i digitalizacije postojećih papirnih dokumenata i njihove upotrebe u svakodnevnom poslovanju.

Deluje malo neobično ali ako bolje razmislite i dalje je problem digitalizacija postojećih i novih papirnih dokumenata. Budimo realni dobar deo dokumenata je i dalje u papirnom obliku. Čak iako imamo i danas elektronske dokumente, razumemo njihov značaj i sl. I dalje još uvek dosta dokumenata imamo u papirnom obliku.

Uzmimo samo za primer ulazne račune troškova, sitne račune iz restorana, sitne nabavke kancelarijskog materijala i sl. Svi ti dokumenti uzeti na licu mesta jesu papirni.

Dodatno, ugovori, dopisi i mnogi drugi dokumenti i dalje inicijalno nastaju elektronski, ali po okončanju procesa kom služe postaju papirni, pečatiraju se i potpisuju i zatim arhiviraju.

Sve to je kasnije jako teško pretražiti, pronaći pravi podatak ili čak ceo dokument. Ali to nisu jedini problemi koje DMS rešava. Pogledajmo malo detaljnije još neke prednosti koje DMS nudi firmama.

Fizički prostor – oslobodite se papira i registratora

Počnimo od najočiglednije prednosti: prostor koji zauzimaju papiri. Fizički prostor koji zauzimaju papirni dokumenti i registratori u kojima se čuvaju tokom godina zna poprilično da naraste. Imajući u vidu cene poslovnog prostora po kvadratu mesečno i količinu registratora prednost je jasna. Ipak neke dokumente su kompanije u obavezi da čuvaju u svojim prostorijama. Ugovore o radu, odluke, promene cena u maloprodaji i sl. Sa DMS-om i centralizovanom digitalnom arhivom svi neophodni dokumenti su vam dostupni na klik. Fizičku papirnu arhivu u tom slučaju možete izmestiti van prostorija firme i na taj način osloboditi prostor za nešto pametnije od papira koji „čuvaju prašinu da ne pobegne“ .

Bolji bekap, povećana sigurnost i bezbednost informacija

Koliko vredi dokument? Onoliko koliko vrede informacija na njemu… U tom svetlu DMS omogućava bolju kontrolu pristupa dokumentima, te samim tim i bolju sigurnost za pristup informacijama.

Sa digitalnom arhivom u oblaku odnosno van fizičkih prostorija vaše firme dobijate posebnu pogodnost da ćete u slučaju bilo kakvog problema imati sigurnu lokaciju za svoja dokumenta. Zamislite situaciju u kojoj vaša kompanija bude poplavljena (npr. pukne vodovodna cev u arhivi, ništa dramatično), sva papirna arhiva može biti uništena. Sa skeniranim digitalnim dokumentima u oblaku ovo nije više toliki problem. Tačno je da se može desiti da izgubite papirnu dokumentaciju u ovom scenariju, ali nećete izgubiti informacije u tim dokumentima, a to je ipak važnije.

Digitalna arhiva i centralizovana lokacija dokumenata

Pored sigurnosti, bezbednosti i bekapa, postoji i nešto što možda nije očigledno na prvi pogled. To je pristup dokumentima (digitalnim) sa bilo kog mesta u bilo koje vreme. Dosta dokumenata koje zakon propisuje treba imati na lokaciji centrale, poslovne jedinice ili maloprodajnog objekta. To znači da se na primer dokument promene cene i pripadajuća odluka moraju naći svim objektima pre nego se počne sa tom operacijom. Kako su neki objekti dalje, neki bliže logično je da neće svi objekti dobiti u isto vreme potrebnu dokumentaciju. Sa pristupom DMS-u i kreiranjem dokumenta kroz centralizovan pristup cloud lokaciji svi dokumenti su svima dostupni onog trenutka kada su napravljeni. Odnosno, da budemo potpuno precizni, svima kojima je dodeljeno pravo da pristupaju tim i takvim dokumentima. Dakle, digitalna arhiva nije nešto novo, ali centralizovana lokacija dostupna na svakom mestu u svakom trenutku za neke firme može biti od značaja.

Lakša pretraga digitalne arhive uz DMS i ERP

Hajde za kraj da zaokružimo priču o pretrazi dokumenata koju smo na početku pomenuli. Pretraga i pronalaženje dokumenata mogu uzeti mnogo vremena. Analize koje se mogu pronaći prostom pretragom interneta pokazuju da su najniži troškovi kreiranja dokumenta, nešto viši ako je dokument pogrešno zaveden u arhivi, a da su najviši ako se dokument mora ponovo napraviti. Iste analize pokazuju da se oko 8% svih dokumenata izgubi, a 3% se pogrešno zavede u arhivi. To sve otežava pronalaženje adekvatnih dokumenta. Ista statistika kaže da zaposleni troše između 5% i 15% svog vremena na čitanje informacija i do 50% na traženje tih istih informacija.

Sad zamislite da imate ERP i DMS zajedno. U ERP sistemu se često unose ili prekucavaju dokumenti sa papira i to su najčešće ulazni računi. Ulazni račun za troškove npr. unet u ERP predstavlja podatke koji su bili na izvornom dokumentu, ali kako izgleda originalni dokument? Tu na scenu stupa DMS i priloženi skenirani digitalni dokument originalnog računa. Na taj način, ako se ne možete setiti odakle neki račun, kliknete na dugme i dobijete original tok dokumenta. Ovo je najjednostavniji primer, ali najčešći izvor frustracije, naročito ako u firmi postoji uspostavljen proces odobravanja troškova ulaznih računa od strane više ljudi. Sa DMS-om i PANTHEON workflow ovaj bar problem više ne bi trebalo da postoji.

A mogu li bez toga svega?

Ovo je dosta često pitanje. Odgovor je naravno, ali ako želite da u svom radu imate fleksibilnost, povećanu efikasnost, niže troškove administracije i generalno lagodniji rad, onda je odgovor da bez svega ovoga ne može. Isto važi i za mnogo konkretniji i životniji primer. Da li možete svoju robu iz magacina nositi na rukama do svakog kupca? Možete, ali ko to još danas radi?

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podelite dalje…