5 saveta koji će vam pomoći da osigurate vaše ERP podatke
Današnji moderni poslovno-informacioni programi omogućavaju celokupno praćenje poslovanja. Uz pomoć ERP-a svi poslovni procesi integrišu se u jednu celinu pa na taj način nema potrebe za višestrukim programima. Ključne informacije su dostupne u pravim trenucima, a štede se vreme i resursi.
U ERP-u su sačuvani važni podaci neophodni za uspešno poslovanje vaše kompanije. Možete li da zamislite šta bi se dogodilo kada bi ti podaci dospeli u pogrešne ruke ili kada biste ih zauvek izgubili?
Posledice bi sigurno bile vrlo štetne za vaše poslovanje. Upravo zbog toga potrebno je brinuti o sigurnosti svih vaših podataka.
Sledećih pet saveta će vam pomoći da osigurate vaše ERP podatke.
Osigurajte računare i programe
Prvi i najvažniji korak za sigurnost, ne samo vaših ERP podataka nego i celokupnog sistema, je instalacija sigurnosnog softvera. Antivirus i antimalware programi će vam pomoći da osigurate ERP podatke. Sprečiće viruse i zlonamerne softvere koji mogu znatno da naštete vašem računaru i ugroze sigurnost vaših podataka.
Takođe je jako bitno da koristite snažne lozinke. Znate li da su „123456“ i „password“ već godinama jedne od najkorišćenijih lozinki? Koristite li i vi i vaši zaposleni slične jednostavne lozinke koje je lako pogoditi, samo zato da bi ih lakše zapamtili? Koristite li istu lozinku za više korisničkih naloga? Ako ste odgovorili potvrdno na poslednja dva pitanja, rizikujete sigurnost svojih podataka.
Lozinke koje koristite za logovanje na svoj računar, poslovni softver i sve ostale korisničke naloge bi trebalo da se sastoje od najmanje 12 znakova. To uključuje kombinaciju velikih i malih slova, brojeva i specijalnih znakova. Ali, ne brinite. Ne morate ih sve pamtiti ni zapisivati na post-it papiriće. Postoje besplatne aplikacije za upravljanje lozinkama u kojima možete imati sve lozinke na jednom mestu. Potrebno je zapamtiti samo jedan PIN koji će otključati aplikaciju.
Koristite cloud
Mnogi proizvođači ERP-a nude mogućnost korišćenja svog poslovnog programa u cloud-u. S obzirom na to da cloud provajderi imaju sofisticiranije sisteme zaštite, vaši poslovni podatci biće sigurniji nego na vašem računaru.
Pri čuvanju vaših podataka u cloud-u prave se tri kopije koje se čuvaju na različitim serverima. Tako da, u slučaju kvara ili pada jednog servera, vi još uvek možete pristupiti svojim podacima. S obzirom na to da se svaki server nalazi na različitoj lokaciji, vaši podaci su sigurni i od štete koja može biti prouzrokovana elementarnim nepogodama.
Osim toga, svi podaci koje čuvate u cloud-u se enkriptuju i nemoguće im je pristupiti bez odgovarajućeg ključa za dešifrovanje. Podatke možete enkriptovati i sami, pre čuvanja u cloud, i tako dodatno osigurati ERP podatke.
Edukujte zaposlene
Zaposleni su najveća pretnja sigurnosti vašem sistemu. Stoga je jedan od najvažnijih načina na koji možete osigurati ERP podatke edukacija zaposlenih. Vaši zaposleni bi trebalo da budu u mogućnosti da prepoznaju pretnje vašem sigurnosnom sistemu i da znaju kako da ih spreče.
Na primer, jedna od vrlo bitnih stvari je prepoznavanje opasnih e-mail poruka. Ovde se ubraja tzv. phishing e-mail. Ove poruke izgledaju kao da ih šalju kompanije čije usluge koristite, tražeći da se prijavite u svoj korisnički nalog i da ažurirate svoje podatke. Cilj im je da dobiju vaše prijavne podatke kako bi se mogli ulogovati na vaše korisničke naloge.
Vaši podaci se onda mogu iskoristiti za krađu identiteta ili prijavljivanje na druge usluge (ako koristite jednu lozinku za više naloga). Takođe, takav website od vas može zahtevati da preuzmete određeni softver. To nikako ne bi trebalo da uradite jer biste mogli instalirati malware (zlonameran softver) na svoj računar.
Nažalost, ovakve poruke antivirus softver često propusti da filtrira. Dakle, edukacija i oprez su ključ.
Ograničite pristup podacima
Međutim čak i ako je ERP poslovni program koji obuhvata celokupno poslovanje vaše kompanije, to ne znači da svi zaposleni treba da imaju pristup svim podacima.
Tako, na primer, prodaja ne treba da ima pristup finansijskim podacima vaše kompanije ako to nije potrebno za njihov posao.
Stoga, ograničite pristup osetljivim podacima. Što manje zaposlenih ima pristup vašim poslovnim podacima, manja je šansa da će sigurnost tih podataka biti ugrožena.
Ne zaboravite na ažuriranja i sigurnosne kopije
Redovna ažuriranja su jako važna ne samo zato što omogućavaju nove funkcionalnosti u programu već i zbog sigurnosti.
Osim samog ERP-a, jako je bitno ažurirati i antivirus softver i operativni sistem koji koristite. Oni se takođe redovno nadograđuju tako da je te nadogradnje potrebno instalirati čim postanu dostupne.
Čak i ako implementirate sva navedena sigurnosna rešenja, postoji mogućnost da nešto pođe po zlu i da vaši podaci budu kompromitovani. Zato je bitno dodatno osigurati ERP podatke i čuvati sigurnosne kopije svih vaših podataka kako biste im mogli pristupiti u slučaju da se to dogodi.
Zaključak
S obzirom na to da se u vašem ERP-u nalaze bitni podaci, vrlo je važno osigurati ih. Instaliranje i redovito ažuriranje kvalitetnog antivirus programa je polazna tačka. Sledeći koraci uključuju edukaciju zaposlenih i ograničavanje pristupa podacima. Ne zaboravite i na čuvanje sigurnosnih kopija ili korišćenje ERP-a u cloud-u. Uz gore navedenih pet saveta koji će vam pomoći da osigurate ERP podatke, možete više vremena posvetiti unapređenju vašeg poslovanja.
