Plan puta za uspešnu implementaciju

Već smo više puta pominjali ključne aktivnosti koje su neophodne kako bi implementacija bila uspešna. Govorili smo o ključnim koracima implementacije u dva navrata, a sada je red da se pozabavimo nečim što bi se narodski moglo nazvati pisani plan implementacije.

Čemu pisani plan služi? Kao prvo daje inventar odnosno spisak svega što se u firmi dešava (poslovni procesi, resursi, ljudi, aktivnosti,…). Zatim u planu opisan treba da se nađe i spisak željenih ciljeva i očekivanja od implementacije poslovnog rešenja ERP kategorije, zatim spisak potrebnih podataka, obaveznih i željenih izveštaja i, na kraju, spisak konkretnih aktivnosti i zaduženja koje vode do cilja: uspešna implementacija ERP-a.

Na kraju, pisani plan se može (i treba) deliti svim zainteresovanima i uključenima u proces implementacije kao svojevrsni vodič i podsetnik ka uspešnom cilju!

Poslovni zahtevi i popis procesa

Šta želite da postignete implementacijom ERP-a? Unapređenje procesa? Podizanje produktivnosti? Efikasnost i efektivnost procesa? Jednostavniji rad? Standardizacija poslovanja? Lakša obuka novih ljudi? Ciljeva i zahteva može biti mnogo, a koji su za vas bitni odlučujete u ovom koraku.

Zbog toga je važno da posvetite dovoljno vremena ovom koraku kako biste na osnovu zadatih ciljeva i zahteva mogli adekvatno da postavite procenu i plan aktivnosti. Zašto? Jednostavno zato što nije sve istog nivoa prioriteta, a kada znate šta je za vas važno i koji je cilj, lakše ćete odlučiti koje stvari treba prvo da uradite.

Dodatno, u ovom koraku, potrebno je uraditi i procenu postojećeg stanja. To se najčešće obavlja tako što se popišu trenutno aktivni poslovni procesi i zatim se procenjuje šta se može unaprediti. Obratite pažnju da na ovom mestu nije neophodno da unapređujete bilo šta. Jednostavno napišite kako trenutno radite i popišite procese. Takođe, popišite i veze između procesa. Odnosno pokušajte da utvrdite kada jedan proces prestaje, a kada drugi počinje. Još bolje, skicirajte (na papiru) procese i tokove aktivnosti unutar tih procesa. Na taj način vrlo efektno ćete kasnije moći da iskoristite sve prednosti PANTHEON WorkFlow funkcionalnosti.

Za više detalja: PANTHEON WorkFlow

Strategija migracije i nadogradnje podataka

Već smo pisali o značaju podataka za kvalitetno izveštavanje u jednom od prethodnih tekstova. Jedan od najvećih izazova savremenog poslovanje je identifikovanje i prikupljanje relevantnih podataka neophodnih za adekvatno izveštavanje. Često se zaboravi da je ova faza jedna od najvažnijih, a da u fazi pripreme implementacije vrlo elegantno se može uraditi revizija postojećih potreba za podacima i izveštajima.

Podaci su ključ. Podaci su imovina kompanija. Podaci su osnov za informacije. Od kvaliteta podataka zavisi kvalitet informacija koje će kompanije dobijati iz informacionog sistema.

I često je kvalitet podataka na jako niskom nivou. Razlozi su mnogobrojni, a jedan od najčešćih je taj što se o podacima ne vodi računa. Podaci se ne posmatraju na isti način kao i druga imovina preduzeća. Zato je veoma važno u plan implementacije uključiti i strategiju migracije i nadogradnje podataka.

Proverite koji podaci su vam potrebni, koji su nasleđeni iz starog sistema „jer je tako moralo“ i proverite koji treba da ostanu. Najvažnije, proverite i utvrdite koji novi podaci su vam neophodni u budućem radu.

Za više detalja: Nadogradite podatke, ne samo softver

Neophodni i željeni izveštaji

Izveštavanje je za menadžment jedna od ključnih komponenti uspešnog upravljanja kompanijom. Na osnovu podataka i informacija rukovodioci donose poslovne odluke, planiraju poslovne aktivnosti, organizuju i kontrolišu. Svi ti podaci i informacije su najčešće predstavljeni u nekakvim izveštajima. Zbog toga je izveštavanje jako bitno za efektivno i efikasno upravljanje kompanijom. Na osnovu izveštaja donose se razne odluke – od rutinski dnevnih operativnih odluka, preko razrešavanja kratkoročnih problema i srednjeročnih odluka na menadžerskom nivou i sve do strateških dugoročnih odluka i kontrole rezultata i aktivnosti.

U planu je jako bitno definisati koji izveštaji su obavezni za vas, a koji za regulatore, plus, definišite koje izveštaje sada nemate a želeli bi da ih imate. Budite pragmatični i ovu aktivnost „uvežite“ sa strategijom migracije podataka. Jer ako nemate podatke nećete imati ni izveštaje.

Zato imajte pouzdane, pravovremene i tačne informacije kao osnov za poslovno odlučivanje.

Za više detalja: Izveštaji za menadžment – format, podaci, informacije

Procena vremena i plan aktivnosti

Na kraju važno je napraviti okvirnu procenu vremena i plan aktivnosti za implementaciju ERP sistema. Za početak okvirna procena identifikuje ključne tačke u toku implementacije, a plan aktivnosti „razbija“ ove ključne tačke na konkretne aktivnosti sa konkretnim zaduženjima ljudi koji će ove aktivnosti obavljati zajedno sa njihovim trajanjem.

U pitanju može biti Gantogram ili neki drugi sistem za praćenje aktivnosti projekta, ali je jako bitno da takva procena i plan postoje. Kako ćete inače pratiti napredak implementacije?

Važno je napomenuti da nije neophodno da unesete sve moguće aktivnosti, već je važno da unesete one aktivnosti kojih se u datom trenutku možete setiti, a to podrazumeva razmišljanje i razmatranje koraka koji vas čekaju tokom implementacije.

Svakako će se javiti odstupanja od ovog plana i to je u praksi normalno, ali veoma je opasno nemati nikakav plan, jer na taj način implementacija skoro sigurno dobija neki svoj tok kojim je jako teško upravljati, a to ne želite.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli sa vama! Podelite dalje…