5 tipova kompanija koje mogu imati koristi od Cloud ERP rešenja

Često se čuju prednosti Cloud rešenje. Često se čuje kako će to pomoći kompanijama da unaprede poslovanje i da pojeftine IT. Ipak, često za krajnje korisnike sve ovo deluje prilično apstraktno i daleko od realnosti. Vrlo jednostavno, kompanije imaju problem da svoje poslovanje „vide“ u kontekstu Cloud-a. Zbog toga smo ovaj blog post posvetili upravo tipičnim predstavnicima kompanija koji možda mogu prepoznati elemente svog poslovanja i postaviti ih u Cloud kontekst.

Već smo više puta pominjali prednosti poslovanja u Cloud-u. Zato na ovom mestu samo kraći podsetnik:

• Dostupnost sa bilo kog mesta putem interneta
• Niži inicijalni troškovi (praktično plaća se samo mesečni zakup licence)
• Malo ili nimalo troškova održavanja IT infrastrukture (serveri, operativni sistemi, baze podataka,…)
• Niži troškovi nadogradnje i podrške
• Brža i redovnija nadogradnja na najnoviju verziju poslovnog softvera
• Bolja sigurnost podataka (bez brige o čuvanju rezervne kopije podataka jer ponuđač cloud rešenja redovno radi bekap)

Ipak, sve ove prednosti mogu, ali ne moraju biti prednosti za sve. Vrlo je jednostavno, nije svako rešenje odgovarajuće za svaki tip kompanije.

Mi smo u ovom blog postu izdvojili 5 tipična scenarija ili tipa kompanija sa kojima smo se u praksi sretali i izazove i probleme tih 5 tipova ćemo opisati u ovoj blog objavi.

Samostalni preduzetnici

Ovo je najjednostavniji slučaj, ali je po brojnosti u regionu najzastupljeniji tip. Uzmimo primer Srbiju, od blizu 300.000 kompanija skoro 200.000 su samostalni preduzetnici. Preduzetnik kao oblik privrednog subjekta najčešće podrazumeva 1 osnivača i vlasnika koji najveći deo posla obavlja samostalno – odatle i opis samostalni preduzetnik. Najčešće su ograničavajući faktori vreme, novac za ulaganje i organizacioni izazovi ispunjavanja dogovorenih poslova i rokova sa klijentima.

Kako su, pre svega, vreme i novac, ograničavajući faktor, idealno rešenje za osnovne stvari jeste Cloud. Cena Cloud rešenja je vrlo pristupačna, plaća se na mesečnom nivou, implementacija se, praktično, može samostalno obaviti, jer je pre svega potrebno podesiti izgled računa i osnove postavke praćenja troškova poslovanja i što je najvažnije nema dugoročnih obaveza (pretplata se može prekinuti u bilo kom trenutku).

Dakle, ako ste samostalni preduzetnik koji se uklapa u gore pomenuti opis, Cloud može predstavljati veoma razumno rešenje za početak vašeg poslovanja.

Ima tu još detalja, ali ključne odlike su:

• Jedan osnivač
• Minimalna sredstva za ulaganje
• Vreme ograničavajući faktor
• Najčešće osnivač radi i sav ugovoreni posao sa klijentima

Uobičajene delatnosti: internet preduzetništvo, web dizajn, poslovni konsultanti, ISO eksperti, finansijski konsultanti

Novoosnovano preduzeće koje planira rast

Druga situacija jeste veoma slična samostalnom preduzetniku uz par bitnih razlika. Novoosnovana preduzeća često imaju nešto više novca i vremena za početak poslovanja, ali nedovoljno da uspostave sve sisteme koje bi želeli, a nemaju ni preveliku želju da previše ulažu u tzv. sisteme podrške primarnom poslovanju. Zašto? Na svakom početku razvoj primarnog poslovanja, koja god da je delatnost u pitanju, je ključni prioritet za vlasnike. Novac i vreme su preko potrebni resursi koje osnivači najčešće ulažu u primarni biznis i zaposlene koji će pomoći razvoju tog primarnog biznisa. Svakako je i ERP sistem važan deo za primarni biznis, ali se često nema dovoljno sredstava za ozbiljnije ulaganje – ni u ERP, a ni u IT infrastrukturu. U sledećoj fazi, kada se primarni posao stabilizuje i novac počne da pristiže, tek tada se počne razmišljati i o ERP sistemima.

Kako su resursi ograničeni na sličan način kao kod samostalnih preduzetnika, ima smisla za ovaj tip kompanija „početnika“ da razmišljaju o Cloud rešenju. „Jeftin početak“, relativno brza implementacija i niski troškovi, a bez razmišljanja o tome da li će me sistem kasnije ograničavati u rastu i razvoju.

Na kraju, zamislimo u ovoj situaciji suprotan primer: šta ako sam se na početku odlučio za neadekvatno rešenje koje će me kada kompanija počne ozbiljnije da raste biti ograničavajući faktor? Takvo rešenje će u nekom trenutku morati da se menja, u svakom slučaju. Zbog toga smo moćni Pantheon ERP osnažili Cloud ponudom upravo iz ovog razloga. Start small, think big – baš kao što popularna izreka kaže.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Vreme i dalje ograničavajući faktor
• Više angažovanih ljudi, ali i dalje jedan čovek radi više poslova

Uobičajene delatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, proizvodnja u malim serijama ili mala proizvodnja po narudžbini i sl.

Manje i srednje velike kompanije sa ograničenim budžetom za ERP i IT infrastrukturu

Manje ne znači loše, da se u startu razumemo. Preko 90% svih kompanija u svetu čine mala i srednja preduzeća. Dakle, mala i srednja preduzeća su okosnica i nosioci svetske, evropske, regionalne i lokalne privrede.

To su kompanije koje uspešno rade već godinama i uspešno odolevaju svim izazovima i spoljnjeg i unutrašnjeg okruženja. To su kompanije koje su izašle iz Go-Go faze (faze rasta po Adižesu) i koje su spremne da sa biznisa pređu na organizovan biznis. Dakle, ovakve kompanije, sa kojima i mi u Datalab-u imamo i najviše iskustva, jesu kompanije koje traže pouzdanog partnera za dugoročno održivo poslovanje uz mogućnost pranja njihovog rasta i razvoja.

Vreme i novac su i u ovom tipu kompanije ograničeni resursi, ali postoji prepoznavanje da bez adekvatnih alata za praćenje poslovanja nema održivog poslovanja. Zbog toga ovakve kompanije najčešće počinju sa pregledom rešenja koja su povoljnija, a koja kasnije mogu da isprate rast i razvoj kompanije.

Za ovaj tip kompanija jako je važno da se prepozna potreba za organizacijom i strukturom, pre svega, a zatim i rešenjem koje može ispratiti tu organizaciju i strukturu. Kako su vreme i novac ograničavajući faktor i za ove kompanije ima smisla razmisliti o početku u Cloud-u sa osnovnim postavkama, povoljnom cenom i dovoljnim funkcionalnostima za početak.

A šta ako Cloud Pantheon nije adekvatan ili postane nedovoljan u nekom trenutku za kompanije ovog tipa?

Hajde prvo da razmotrimo zašto bi mogao da bude neadekvatan Cloud? Pre svega Cloud u velikoj meri zavisi od brzine i dostupnosti internet konekcije. Ako je internet spor ili negde nije dostupan, onda Cloud verovatno neće zadovoljiti sve potrebe ovog tipa korisnika.

Zbog toga je predviđena mogućnost da se uradi „spuštanje“, žargonski rečeno, sa Cloud-a na pun desktop Pantheon. Na taj način, kompanija može da pređe u desktop režim i nastavi sa radom kao da nikada nije bila na Cloud-u.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Više vremena, ali i dalje nedovoljno
• Više angažovanih ljudi, ali i dalje jedan čovek radi više poslova

Uobičajene delatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, male i srednje proizvodnje, uvoz i distribucija

Srednje veće i velike kompanije – migracija u Cloud – ušteda na infrastrukturi

Ove kompanije posluju već godinama. Rasle su i razvile se u organizovan i strukturiran biznis. Zna se šta ko radi, kada to radi i kako to radi. Poslovi su podeljeni, uloge i zadaci jasni i najčešće dobro dokumentovani kroz neki od standarda kvaliteta (npr. ISO 9001). Kada je IT u pitanju, najčešće postoji ili IT menadžer ili celo odeljenje koje se bavi IT-jem. IT je deo budžeta i planira se u okviru standardnih poslovnih aktivnosti. Još jedna stvar koje je u vezi sa IT-jem važna za ove kompanije jeste činjenica da su ove kompanije tokom svog poslovanja, vrlo verovatno, uložile i dalje ulažu značajna sredstva u informatičku infrastrukturu (hardver, softver,…).

Zašto bi i srednje velike i velike kompanije mogle da razmišljaju o migraciji u Cloud?

Vrlo jednostavno: ušteda na troškovima IT infrastrukture u budućnosti i izmeštanje rizika upravljanja internom IT infrastrukturom na Cloud provajdera. Dodatno, menja se tip IT troškova. Kako su Cloud usluge uglavnom pretplatne na mesečnom nivou, umesto ulaganja u ERP (CAPEX), troškovi ERP-a postaju operativni troškovi (OPEX), kao što su račun za struju, grejanje, mobilne telefone i sl.

Naravno svaka kompanija za sebe mora da izračuna isplativost celog poduhvata, ali ima smisla bar izračunati za početak i to na period od najmanje 5 godina. Zašto toliko? Zato što se poslovni softver ERP kategorije najčešće u kompanijama koristi između 5 i 15 godina.

Ako kompanija već ima Pantheon onda je situacija lakša za računanje, ali i dalje je to odluka koju treba dobro razmotriti i o njoj razmisliti uzimajući u obzir sve relevantne parametre.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača ili više kompanija u grupi
• Postoji budžet za ulaganje u IT
• Postoji IT odeljenje
• Strukturiran i organizovan način rada (standardi kvaliteta ISO i sl.)

Uobičajene delatnosti: veće proizvodnje, uvoz i distribucija, veleprodajni i maloprodajni lanci

Računovodstvene agencije

Cloud ERP predstavlja posebnu poslasticu za računovođe i računovodstvene agencije. Zanemarimo na ovom mestu sve opšte i tehničke prednosti Cloud-a i razmotrimo samo prednosti iz ugla poslovanja računovodstvene agencije i nadamo se da će biti jasno zašto smo upotrebili termin poslastica!

Iz našeg iskustva najveći problem računovodstvenih agencija je pravovremena i ažurna razmena dokumentacije sa klijentima. Veći problem je na žalost na strani koju računovodstvena agencija ne može kontrolisati – dostavljanje dokumenta od strane klijenata. Druga česta situacija je kreiranje izveštaja za klijente nakon knjiženja i sređivanja dokumentacije. Treći najčešći izazov je kontrola i savetovanje klijenata prilikom izrade dokumentacije ili pomoć u izradi dokumentacije. I četvrta najčešća stvar koja se dešava je takozvano sravnjivanje stanja gde se klijent i računovodstvena agencija usaglašavaju po pitanju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i sl.

Pod pretpostavkom, a uz mogućnost, da i klijent i računovodstvena agencija koriste isti program u Cloud-u svi ovi problemi nestaju ili se na samom početku detektuju i otklanjaju.

Dakle klijent u svom programu, na svojoj lokaciji, unosi operativnu dokumentaciju (račune, predračune, troškove i sl.), zatim računovođa u istom programu (cloud to omogućava), na svojoj lokaciji, pregleda, kontroliše i knjiži tu dokumentaciju. Klijent odmah vidi promene i može imati ažurne izveštaje, a računovođa ima podatke klijenta i može knjižiti bez prekucavanja. Dodatno, Pantheon za računovođe ima i mogućnost da automatizuje dnevno operativne poslove knjiženja za svakog klijenta pojedinačni ili za sve klijente odjednom.

Dakle, četiri osnovna problema su rešena sa Cloud-om:

• preuzimanje dokumentacije od klijenta – dokumentacija je već u programu uneta od strane klijenta
• kontrola rada i unete dokumentacije – ali bez prekucavanja i dostupno za kontrolu odmah po unosu
• izveštaji su dostupni odmah i klijentu i računovođi – klijent dobija izveštaje odmah po knjiženju
• sravnjivanje stanja postaje stvar prošlosti – i klijent i računovođa gledaju iste podatke na Cloud-u

Uzimajući u obzir samo ova četiri problema, nadamo se da je jasno zašto smo na početku rekli da je Cloud poslastica za računovođe, ali i za klijente!

Tipični predstavnik:

• Jedan osnivača
• Minimalna ili nepostojeća sredstva za ulaganje u IT
• Vreme ograničavajući faktor
• Više angažovanih ljudi, ali i dalje jedan čovek radi više poslova

Uobičajene delatnosti: računovodstvo, knjigovodstvo, finansijsko i poresko savetovanje

Cloud ili ne?

Ako se prepoznajete u bilo kom opisanom tipu kompanije ili scenariju, onda je možda vreme da razmotrite mogućnost da svoje poslovanje premestite ili izmestite u cloud. To ne znači da će vam računari u budućnosti biti nepotrebni, već znači da ćete dobar deo IT-ja izbaciti iz svoje kompanije i prestati da brinete o njemu. Ostalo je na vama, a Datalab je tu da pomogne da zajedno razmislimo koje rešenje može biti najbolje za Vas!

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajednosvega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli s vama! Podelite dalje…