Značaj održavanja poslovno-informacionog softvera

Izračunajte: koliko dugo vi koristite trenutno poslovno rešenje?

Prosečno vreme korišćenja poslovnog softvera u kompanijama je između 5 i 15 godina. Toliko dug period korišćenja znači da poslovni softver postaje sastavni deo kompanije, a ne samo podrška poslovanju. Dakle, deo bez kog se ne može.

Kada razmislite malo bolje, deo bez kog se ne može je jako skupo menjati. Razlog je, pored dugog perioda korišćenja, i taj što se za taj period unese ogromna količina podataka. Čak i za samo nekoliko meseci korišćenja u poslovnom softver je već uneto brdo podataka.

To znači da ćete, u slučaju promene poslovnog softvera, sve te podatke morati ponovo prekucati ili pokušati da ih elektronski prebacite u novi softver. To je vremenski i finansijski zahtevna operacija. Dodatno, to znači da je tokom tolikog perioda korišćenja softver najčešće značajno prilagođen poslovnim potrebama kompanije, pa i takve promene treba ponovo implementirati ili prilagoditi novom softveru. Takođe, vremenski i finansijski zahtevna operacija.

Samo kratko da se podsetimo šta je sve moglo da se prilagodi kompaniji tokom procesa implementacije: izgled dokumenata za štampu, povezivanje sa drugim alatima, šabloni knjiženja, izveštaji po želji, specifičnosti toka dokumentacije i sl. Koliko tih prilagođavanja su adekvatno propraćena dokumentacijom? Verovatno vrlo malo, na žalost.

Uzmite u obzir i vreme uloženo u učenje, obuku i uhodavanje za rad u postojećem poslovnom softveru. Teško merljivo, ali svakako nije nezanemarljivo. Često se kompanije sete tog vremena tek kada su već krenule sa implementacijom novog rešenja, pa sećanja počnu da naviru. Uglavnom su to bolna podsećanja koja su se vremenom izgubila u tekućim zamerkama, problemima i izazovima. Kao što reče neko: tekući problemi su najvidljiviji, a kad prođu brzo ih zaboravimo i sećamo se samo lepih stvari.

Sve ovo zajedno utiče na dnevne poslovne aktivnosti. Remeti poslovanje, pomera fokus, povećava napetost, pritisak na sve u kompaniji jer pored tekućeg posla deo vremena se posvećuje učenju, prilagođavanju i obuci za novi softver.

Zbog svega gore navedenog, poslovni softver je jeftinije održavati i nadograđivati nego menjati.

Poslovni modeli

Svi ozbiljni proizvođači softvera nude neku vrstu održavanja ili nadogradnje. Bez obzira da li je u pitanju pretplatni model (softver kao usluga), aplikativni softver (npr. Microsoft Office) ili poslovni softver (ERP, CRM i sl.) održavanje i nadogradnje su standard. Kako se tehnologija razvija tako se javlja potreba za prilagođavanjem softverskih rešenja novim «nosećim» tehnologijama ili platformama (operativni sistemi, cloud,…).

Na taj način i proizvođač poslovnog softver i korisnik zadovoljavaju svoje poslovne interese. Proizvođač od prihoda dobija sredstva koja ulaže u dalji razvoj softvera, a korisnik plaćajući samo deo cene od one koliko bi koštao razvoj od nule, dobija nove verzije softvera usaglašene sa novim trendovima bilo koje vrste (tehnološki, zakonodavni, ekonomski ili bilo koji drugi).

U tim modelima se suštinski javljaju razlike između poslovnog i aplikativnog softvera.

Kakva je razlika između poslovnog i aplikativnog softvera?

Poslovni softver se, već smo pomenuli, koristi između 5 i 15 godina. To je jedna odlika, a postoje i druge. Za poslovni softver velike promene nisu česte. Najčešće se menja generacija softvera tek posle dužeg vremena (primer 2003 Pantheon 5.0 -> 2007 Pantheon 5.5 -> 2015 Pantheon X). Promene između su inkrementalne, manje i donose unapređenja koja su neophodna kako bi se održao korak sa promenama uz zadržavanje kontinuiteta upotrebe. Tu dolazimo do jako važne stvari: kontinuitet. Kako poslovni softver često sadrži dosta podataka o poslovanju i to godinama unazad, jako je bitno da se održi kontinuitet i integritet tih podataka. Tokom životnog veka generacije poslovnog softvera uticaj spoljnih promena (zakonodavstvo, promena poslovnih modela, promena u okruženju i sl.) je jako velika na poslovni softver. Zbog toga, poslovni softver mora da ispuni uslov i fleksibilnosti i integriteta u isto vreme, a to se postiže inkrementalnim nadogradnjama koje odgovoaraju nastalim promenama.

Za razliku od poslovnog softvera, aplikativni softver je drugačiji. Primer koji vam može biti blizak je najpoznatiji aplikativni softver za kancelarijsko poslovanje: Microsoft Office. Ako posmatramo period od 2002 do danas dakle 15 godina. Pantheon je doživeo 3 generacije. Za to vreme Microsoft Office je promenio 6 generacija (Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016). Vreme upotrebe je dakle dosta kraće, promene su češće, kontinuitet nije od preteranog značaja, a uticaj spoljnih faktora minimalan (osim tehnoloških promena). Zbog toga se izmene vrše tako što se zameni kompletan postojeći softver novom verzijom. Dakle ne nadogradnjom nego zamenom.

Zbog ovih specifičnih razloga poslovni i aplikativni softver se značajno razlikuju. Poslovni softver više liči na kuću koju je potrebno održavati, a aplikativni softver više liči na pokućstvo koje s vremena na vreme kompletno zamenite.

Svetski standardi i lokalno iskustvo

Ako se pomognete bilo kojim pretraživačem interneta (google, bing ili neki treći) naći ćete slične podatke u vezi sa dužinom korišćenja poslovnog softvera (5-15 godina). Dodatno, možete naći i prosečne procente godišnje nadogradnje poslovnog softvera, između 15% i 25% od tržišne vrednosti kupljenih licenci.

Ono što se takođe može naći ne ohrabruje mnogo kompanije koje žele da odustanu od nadogradnje poslovnog softvera. Skupo je vratiti se.

Sa druge strane, čak iako ostanete na istoj verziji poslovnog softvera (nikad ne instalirate novu verziju) koja radi, vaše poslovanje će trpeti zbog neusaglašenosti sa promenama u okruženju, manjak poslovnih unapređenja i skupe dodatne aplikacije koje služe da «zakrpe» rupe zbog nemanja novih izmena u novim verzijama.

Tako da troškovi održavanja «verzije zamrznute u vremenu» postaju veoma visoki. Zbog toga je svetska praksa takva da pokazuje da je jeftinije održavati postojeći softver nego ne održavati.

Lokalno iskustvo najčešće potvrđuje svetsku praksu, ali kako je tržište još u povoju i dalje postoji verovanje da je moguće na neki način ostati zamrznut u vremenu, a i prostoru. Setimo se: jedino konstantno je promena (panta rei).

Podrška, nadogradnja, osiguranje???

Podrška za softver i nadogradnja softvera se često mešaju iako označavaju dve potpuno različite stvari. A najčešće se porede sa osiguranjem, a ni to nije ispravno.

Podrška služi za preventivno održavanje, tehničku podršku, bekap, rešavanje tekućih problema, prilagođavanje softvera tekućem poslovanju i prilagođavanju u skladu sa potrebama kompanija.

Nadogradnja softvera ili održavanje programskog koda služi za potpuno druge stvari: detektovanje problema na nivou koda, otklanjanje bagova, isporuku zakrpa, popravki i ispravki. Zatim služi razvoj novih verzija, zakonskih izmena i usaglašavanja sa tehnološkim promenama (operativni sistemi, hardver, baze podataka,…).

A osiguranje?

Česta zabuna je poređenje održavanja sa osiguranjem. Zgradu na primer možete održavati i/ili osigurati. Ako ne održavate zgradu, morate prvo popraviti sve kvarove koji su se nakupili tokom godina zbog neodržavanja pre nego počnete redovno održavanje. Ako prekinete osiguranje i ništa loše se ne desi, vi možete nastaviti sa osiguranjem bez prethodnih troškova.

Datalab ulaže značajan deo vremena na razvoj, testiranje, održavanje razvojnog i test okruženja i alata kako bi mogli redovno da izbacujemo nove verzije našeg softvera. Čak iako neko od korisnika nema sklopljen ugovor o održavanju, to ne znači da ćemo prestati sa razvojem. Prosto rečeno, održavamo svoj proizvod iako pojedine kompanije ne učestvuju.

Podsetimo se

Promena poslovnog softvera je skupa zbog:

• Procene složenih potreba i zahteva
• Migracije podataka u drugi softver
• Promene radnih navika
• Podešavanja i prilagođavanja
• Strategije za nasleđene podatke
• Novih licenci i hardvera

Održavanje znači da je mala naknada svake godine jeftinija u odnosu na veliku promenu, kao i da ima manje inkrementalnih nadogradnji koje manje utiču na poslovanje.

Meni to ne treba?

Čak iako vaš biznis ostane 100% nepromenjen, znamo da Microsoft izbacuje ispravke svojih aktuelnih operativnih sistema svakih nekoliko meseci. Baze podataka imaju sličan ciklus ispravki. Računari traju 3-5 godina,… Sa aplikativnim softverom situacije je takva da prosto kupite novi softver i pređete na novu verziju. Korisnici poslovnog softvera ne žele da menjaju kompletan softver kada se neka izmena pojavi. Oni žele da proizvođači brinu o novim verzijama, praćenju propisa i inkrementalno unapređuju svoj proizvod bez potrebe za migracijom. Kontinuitet je važan u poslovanju i u poslovnom softveru, skoro na isti način.

Zašto ste nam Vi potrebni u programu održavanja?

Naknada za održavanje je ključna za život i razvoj vašeg i našeg softvera. Mnogi od vas su zamenili stari softver Pantheon-om jer stari softver nije redovno ažuriran. Visok procenat obnove ugovora o održavanju drže nisku cenu održavanja i poverenje da će Pantheon biti dugoročno rešenje. Rad na razvoju softvera je isti iako vi ne učestvujete u programu održavanja ili odustanete od istog.

Preporuke

Budite u toku sa novim verzijama kroz program održavanja. Odlaganje može ozbiljno povećati troškove, a preskakanje godine nadogradnje verovatno neće doneti očekivane uštede.

Dodatno, iskoristite održavanje! Lakše je ispratiti novine u programu ako redovno održavate program na novoj verziji. Iskoristite nove funkcionalnosti – iznenađujuće je koliko se korisnici muče, a ne shvataju da su neki od problema već rešeni u najnovijoj verziji programa. Uz nadogradnju korisnici dobijaju i punu podršku za tekuće probleme bilo koje vrste.

Osim ukoliko ne planirate da ugasite svoju kompaniju ili da menjate svoj poslovni softver u narednih nekoliko meseci do godinu dana, vrlo je verovatno da je nadogradnja za vas najpovoljnija investicija u postojeće poslovanje.

Datalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rešenja. Bez svih zajednosvega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje deli s vama! Podelite dalje…