Kako se pripremiti za kupovinu ERP software-a?

Nailazeći na probleme u poslovanju kada nam hitno treba neka informacija,  a postojeće ERP rešenje ne zadovoljava kriterijum brzine, vlasnici počinju da razmišljaju o kupovini novog poslovnog programa. Svedoci smo na tržištu da se često kompanije brže i lakše odluče za ERP rešenje, ukoliko isto koristi i konkurencija. Sve počinje od ispitivanja postojećeg tržišta, a neretko se odluka donosi i na osnovu informacije koje rešenje koristi konkurencija. Naime, kompanije se vode filozofijom “ako odgovara njima, odgovaraće i nama.“ Često zaista i bude tako.

U odeljenju prodaje često dobijamo zahteve za više informacija u vezi PANTHEON-a od ovakvih klijenata, ali i od onih koji ne koriste nikakav software, a svesni su nepohodnosti istog za optimizaciju poslovanja i brži, lakši pristup podacima.

Nekoliko ključnih smernica koje treba uvažiti kada manadžment uvidi potrebu za novim ERP rešenjem

Prva i osnovna stvar jeste odrediti skup funkcionalnosti koje mora imati budući software tzv. “must have“ da bi bio odabran. Potrebno je uzeti u obzir inpute (informacije koje posedujemo) i outpute (šta želimo dobiti novim software-om). Obično su kompanije nezadovoljne postojećim ERP rešenjem pa tragaju za novim opcijama. Kada smo odredili koje poslovne procese treba pokrivati buduće ERP rešenje, potrebno je zadužiti grupu ljudi-komisiju  koja će doneti odluku o kupovini poslovnog programa, a u većini slučajeva komisija je sastavljena od barem tri člana:

• računovođa,
• IT administrator.
• i osoba koja na kraju odobrava kupovinu (direktor ili vlasnik). Vlasnik je obično tu da samo odobri cash flow, dok je ključna osoba u ovom procesu računovođa, odnosno osoba koja je najbolje upućena u interne aktivnosti kompanije.

Kako je pomenuto na početku ovog teksta, većinu novih kupovina inicira neki problem koji je nerešiv u postojećem software-u ili je doprogramiranje neke funkcionalnosti toliko skupo da se ne isplati. Nakon određivanja komisije za odabir ERP rešenja, idući korak jeste donošenje odluka koliko ljudi će raditi u software-u. Ova informacija će biti neophodna Sales Consultantu kako bi mogao proceniti licencnu konfiguraciju i dati Vam prave informacije o troškovima koji su neminovni. Prvenstveno mislimo na troškove kupovine licenci. Svaka kompanija koja se odluči na kupovinu trebala bi ispitati i potražiti više ERP rešenja, tražiti preporuke od poslovnih partnera, poznanika ako koriste neko rešenje te svakako od ponuđača tražiti referentnu listu postojećih korisnika koja je relevantna za područje u kom kompanija posluje.

Na kraju poslednje, ali ne manje važno, jeste odrediti budžet kojim preduzeće raspolaže. Budžet bi trebalo biti u skladu sa funkcionalnostima koje zahtevate. Ako imate neku funcionalnost koja zahteva dodatno programiranje, te troškove takođe treba uključiti u razmatranje troškova nabavke licenci.

Nakon što smo sve iznad uzeli u obzir i prikupili informacije, preporuka je tražiti od sales konsultanta i nadležnog konsultanta iz tima za podršku prezentaciju ključnih funkcionalnosti kako bismo bili sigurni da sve navedeno ispunjava tražene zahteve i da će u budućnosti zadovoljiti potrebe kompanije. Dosta prodajnih procesa zna da traje i više meseci, tako da svakako prilikom razmatranja uvođenja novog ERP rešenja ne smemo zanemariti faktor vremena i brzinu uvođenja novog software-a.

Smernice koje smo naveli su nastale na osnovu višegodišnjeg iskustva naših konsultanata te se nadamo da ćete ih prepoznati kao bitne i iskoristiti kod nabavke Vašeg software-a.

Autor: Melisa Ališa  –  Datalab BA – USD Senior konsultant

„Dugogodišnji sam član Datalab tima. Moj glavni zadatak je podrška našim korisnicima u odeljenju USD (Unified Service Desk iliti Podrška) pri korišćenju ERP software-a PANTHEON. Moj posao podrazumeva i svakodnevnu saradnju sa našom prodajom. Smatram da uspehu kompanije, pored menadžmenta najviše doprinose njeni zaposleni, te da je komunikacija među njima ključna stvar za uspeh.“