DMS – Tamo gde papir prestaje

Dokumentacija je neizostavni deo svakodnevnog poslovanja preduzeća, bilo da i dalje koristite papirna ili ste prešli na elektronske dokumenta. Da li se radi o pretrazi dokumenata, obradi ili arhiviranju, taj posao zahteva vreme – resurs koji je skup i ograničen u svakom poslovanju.

Sva dokumenta na jednom mestu

Poslovna rešenja kao što je PANTHEON DMS ne samo da smanjuju troškovi koji nastaju u radu sa dokumentacijom, već omogućavaju bolju organizaciju, klasifikaciju, arhiviranje, ali i napredne stvari kao što je kontrola pristupa. Prednosti korišćenja PANTHEON DMS su višestruke, ali se pre svega ogledaju u nekoliko stvari:

• Sva dokumenta su na jednom mestu i kreiraju jedinstvenu elektronsku arhivu – eDokumentaciju, koja omogućava lakše upravljanje,
• Integracija sa PANTHEON funkcijama omogućava nam da kontrolišemo dokumenta, bile gde u PANTHEON sistemu,
• Obrada dokumenata je brža i efikasnija zbog integrisanih modula eProces i eRazmena.

Prelaskom na elektronsku dokumentaciju, eliminišu se i manuelni poslovi kao što je ručni unos podataka, čime se eliminišu i potencijalne greške koje često mogu skupo da nas koštaju. DMS rešenja kao što je PANTHEON omogućavaju jednostavniji i efikasniji rad sa, uz smanjenje mogućnosti grešaka i osetno niže troškove. Moderni DMS sistemi omogućavaju kreiranje bržeg protoka dokumenata unutar kompanije, brz i efikasan pristup i njihovu stalnu dostupnost.

Centralni deo PANTHEON DMS sistema čini eDokumentacija, koju najjednostavnije možete posmatrati kao centralno skladište elektronskih dokumenata.

Sertifikovana eDokumentacija

U zavisnosti od načina čuvanja dokumenata, imamo na raspolaganju “normalnu” eDokumentaciju, koja čuva dokumente u oblaku i podrazumevani je oblik skladištenja dokumenata u PANTHEON-u. Imamo Sertifikovanu eDokumentaciju, koja čuva dokumente u oblaku u skladu sa zakonskim zahtevima i Lokalnu eDokumentaciju, koja čuva dokumente u lokalnoj bazi podataka.

Pored i Lokalne eDokumentacije, kao dva “klasična” oblika sistema za skladištenje vaših dokumenata, posebno je interesantna i Sertifikovana eDokumentacija.

Sertifikovana eDokumentacija predstavlja tip skladišta koje digitalno potpisuje i vremenski označava dokument kada je sačuvan, a zatim ga skladišti u arhivu i pravi rezervnu kopiju. Ukoliko koristite Kvalifikovanu eDokumentaciju, a već imate jasno definisane arhivske procedure, možete u potpunosti ukinuti fizičku arhivu u kompaniji i na taj način dodatno uštedeti troškove. Sam sistem ima mogućnost da skladišti dokumente koji su prvobitno kreirani u elektronskom obliku, ali i dokumente koji su kreirani na papiru, a kasnije digitalizovani.

Napomenućemo i da je sertifikovano skladištenje zbog svojih tehnoloških zahteva, znatno skuplje, tako da preporučujemo njegovo korišćenje samo za čuvanje dokumentacije za koje je skladištenje zakonom propisano (knjigovodstvena dokumentacija, ugovori i slično).

Servis eRazmena omogućava uvoženje i izvod dokumenata iz eDokumentacije, a razmena je moguća i preko elektronske pošte ili web servisa u JSON formatu, te direktnim pristupom fajlovima na serveru.

Još jedan jako bitan modul, koji je ključan za rad sa elektronskim dokumentima je eProces. Ovaj modul ubrzava, poboljšava i automatizuje procese koje svakodnevno obavljate, uključujući i automatizaciju zadataka poput skeniranja, potvrđivanja i finalizacije dokumenata. Jako bitna stvar je i da su moduli eProces i eRazmena,  kao sastavni delovi eDokumentacije uključeni besplatno u sve PANTHEON licence.

Šta ako već imam drugi DMS?

Čak i ako koristite DMS sistem drugog provajdera, a želite dostupnost programa direktno u PANTHEON sistemu, postoji mogućnost prelaska sa drugih DMS sistema na PANTHEON DMS.

U zavisnosti od vaše oblasti poslovanja DMS rešenje može ponuditi širok dijapazon prednosti i novih mogućnosti na nivou cele organizacije. Izbacivanje papirne dokumentacije možda deluje zastrašujuće za poslovanja koja dugi niz godina rade sa fizičkim dokumentima, ali efikasnije poslovanje i niži troškovi rada veoma brzo pokažu sve svoje prednosti. Ne treba zaboraviti ni modernizaciju poslovanja kojom se umnogome olakšava rad u skladu sa zakonom, pre svega u pogledu razmene dokumenata i njenom čuvanju. Kada tome dodate pojednostavljivanje i optimizaciju svakodnevnih poslova, jasno je da su DMS rešenja kao PANTHEON neophodnost savremenog poslovanja.

Za više informacija o PANTHEON DMS rešenjima posetite LINK